Zeitarbeit oder eigene Fahrer: Die Rechnung über zwölf Monate

Der Sitz ist seit sechs Wochen leer, ein Auftrag steht auf der Kippe, und die Disposition fragt dich, ob ihr nicht einfach für ein paar Monate jemanden von der Zeitarbeit nehmt, statt weiter auf die passende Festeinstellung zu warten. Die Frage klingt einfach, die Antwort hängt aber von Zahlen ab, die kaum jemand vorher aufschreibt.

Zeitarbeit und eine eigene Einstellung sind keine gleichwertigen Alternativen, sie lösen unterschiedliche Probleme. Wer beide über einen Kamm schert, trifft am Ende die teurere Entscheidung, ohne es beim Abschluss zu merken.

Kurz beantwortet: Zeitarbeit lohnt sich, wenn du eine Lücke von wenigen Monaten überbrücken musst und der Verrechnungssatz unter dem liegt, was dir der leere Sitz sonst kostet. Die eigene Einstellung lohnt sich, sobald der Einsatz länger als ein paar Monate dauern soll, weil ab dem neunten Monat ohnehin das Equal-Pay-Prinzip greift und der Kostenvorteil der Zeitarbeit schrumpft.

Was ist der Unterschied zwischen einem Zeitarbeiter und einer eigenen Einstellung?

Bei der Zeitarbeit, rechtlich Arbeitnehmerüberlassung genannt, schließt der Fahrer seinen Arbeitsvertrag mit der Zeitarbeitsfirma, nicht mit dir. Die Zeitarbeitsfirma zahlt Lohn, Sozialversicherung und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, und stellt dir dafür einen Verrechnungssatz in Rechnung, meist pro Stunde oder pro Monat. Du bist für die Dauer des Einsatzes Entleiher, keine arbeitsrechtliche Beziehung zum Fahrer, dafür auch keine Kündigungsfrist, wenn es nicht passt.

Bei der eigenen Einstellung trägst du als Spedition den kompletten Arbeitgeberaufwand selbst, dafür bleibt der Fahrer dauerhaft dein Mitarbeiter, ohne Zeitlimit und ohne dass ein Dritter mitverdient. Der Unterschied zeigt sich vor allem dann, wenn ein Einsatz länger dauert als ursprünglich geplant, denn genau dort verändert sich die Rechnung.

Wie lange darf eine Spedition einen Zeitarbeiter am Stück einsetzen?

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) setzt hier eine feste Grenze. Nach Paragraf 1 Absatz 1b darf eine Zeitarbeitsfirma denselben Fahrer nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate an dieselbe Spedition überlassen. Frühere Einsätze desselben Fahrers bei dir zählen mit, wenn dazwischen keine drei Monate Pause liegen. Ein Tarifvertrag kann diese Frist verlängern, in der Praxis bis auf 24 Monate.

Für dich als planende Spedition heißt das: Zeitarbeit ist von Gesetzes wegen eine befristete Lösung, kein dauerhaftes Modell für eine Stelle, die du eigentlich langfristig besetzen willst. Wer das ignoriert, steht nach 18 Monaten vor genau der Entscheidung, die er eigentlich vermeiden wollte, nur mit weniger Zeit für eine saubere Suche.

Die Grenze gibt es nicht zufällig. Sie soll verhindern, dass Zeitarbeit zum dauerhaften Ersatz für eine reguläre Stelle wird, bei der ein Fahrer über Jahre für denselben Betrieb fährt, ohne je bei ihm angestellt zu sein. Für die Praxis bedeutet das: Wer eine Position wirklich dauerhaft plant, sollte die 18 Monate nicht als Zielmarke behandeln, sondern spätestens nach einem Jahr entscheiden, ob eine Übernahme oder eine parallele eigene Suche der bessere Weg ist.

Ab wann kostet ein Zeitarbeiter genauso viel wie ein fester Fahrer? Das Equal-Pay-Prinzip

Der zweite Mechanismus im AÜG betrifft den Lohn selbst. Paragraf 8 verpflichtet die Zeitarbeitsfirma, dem Fahrer ab dem zehnten Monat ununterbrochenen Einsatzes bei derselben Spedition dasselbe Arbeitsentgelt zu zahlen wie einem vergleichbaren festen Mitarbeiter deines Betriebs, das sogenannte Equal-Pay-Prinzip. Führt die Zeitarbeitsfirma den Lohn stattdessen von Anfang an stufenweise an dieses Niveau heran, verschiebt sich die Equal-Pay-Pflicht auf spätestens den 15. Monat. Ein Tarifvertrag kann vom Grundsatz abweichen, solange dabei tarifliche Mindeststundensätze nicht unterschritten werden.

Praktisch bedeutet das: Der Lohnanteil im Verrechnungssatz nähert sich mit der Zeit von selbst dem an, was dich derselbe Fahrer in Festanstellung kosten würde. Was bleibt, ist die Marge der Zeitarbeitsfirma für Vermittlung, Personalverwaltung und das unternehmerische Risiko, den Fahrer auch zwischen zwei Einsätzen bezahlen zu müssen. Je länger ein Einsatz dauert, desto kleiner wird also der Kostenvorteil gegenüber der eigenen Einstellung, bis er irgendwann ganz verschwindet.

Was darf die Übernahme eines Zeitarbeiters in die Festanstellung kosten?

Viele Speditionen nutzen Zeitarbeit gezielt als verlängerte Probezeit: Der Fahrer bewährt sich im Einsatz, danach wird er fest übernommen. Das ist ausdrücklich erlaubt. Paragraf 9 AÜG erklärt zwar Klauseln für unwirksam, die eine Übernahme grundsätzlich verbieten, gestattet aber im Gegenzug eine angemessene Vermittlungsvergütung zwischen der Zeitarbeitsfirma und dir als Entleiher. Wie hoch angemessen im Einzelfall ist, legt das Gesetz nicht in Prozentsätzen fest, das haben im Streitfall Gerichte zu entscheiden, meist mit Blick auf die bereits erzielte Vergütung während der Überlassung.

Wichtig für deinen Vertrag: Diese Gebühr zahlst als Spedition du, nicht der Fahrer. Eine Klausel, die den Fahrer selbst zur Zahlung einer Vermittlungsvergütung verpflichtet, ist nach Paragraf 9 Nummer 5 AÜG unwirksam. Prüf das im Überlassungsvertrag, bevor du unterschreibst, gerade wenn eine spätere Übernahme für dich von Anfang an das eigentliche Ziel ist.

Die Rechnung über zwölf Monate

Für eine ehrliche Rechnung brauchst du zwei Vergleichsgrößen: was dich der leere Sitz kostet, während du eigene Fahrer suchst, und was dich derselbe Sitz in Zeitarbeit über die Zeit kostet. Die Vakanzkosten stehen ausführlich im Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich: bei 15.000 Euro Umsatz und rund 60 Prozent variablen Kosten bleiben etwa 6.000 Euro Deckungsbeitrag pro Fahrzeug und Monat übrig, die dir fehlen, solange der Sitz leer ist.

Nimm für dieses Beispiel an, ein fester CE-Fahrer kostet dich als Spedition inklusive Lohnnebenkosten 4.200 Euro im Monat, und die Zeitarbeitsfirma stellt dir für dieselbe Position einen Verrechnungssatz von 5.700 Euro im Monat in Rechnung. Beide Zahlen sind Annahmen für die Rechnung, keine Marktdurchschnittswerte, in deinem Betrieb liegen sie höher oder niedriger.

• Szenario A, durchgehend Zeitarbeit über zwölf Monate: 12 mal 5.700 Euro, macht 68.400 Euro, dafür ab Tag eins ohne Vakanz und ohne eigenes Recruiting.
• Szenario B, eigene Einstellung mit drei Monaten Vakanz davor: 3 mal 6.000 Euro entgangener Deckungsbeitrag plus 9 mal 4.200 Euro Fahrerkosten, macht zusammen 55.800 Euro.
• In diesem Beispiel ist die eigene Einstellung trotz dreimonatiger Vakanz rund 12.600 Euro günstiger als zwölf Monate durchgehende Zeitarbeit.
• Gerechnet ohne den Effekt aus Equal Pay: Bliebe der Verrechnungssatz ab Monat zehn konstant, wie hier angenommen, ist das sogar die für die Zeitarbeit günstigere, also vorsichtige Variante der Rechnung.

Löst man die Rechnung nach der Vakanzdauer auf, ab der beide Wege gleich teuer wären, ergibt sich in diesem Beispiel ein Punkt bei rund zehn Monaten Vakanz. Erst wenn deine eigene Suche voraussichtlich länger dauert als das, wird die durchgehende Zeitarbeit über zwölf Monate rechnerisch günstiger. Das ist der Grund, warum Zeitarbeit vor allem als kurze Brücke funktioniert und kaum als Dauerlösung: Die meisten Vakanzen sind kürzer als zehn Monate, und ab dem zehnten Monat greift ohnehin das Equal-Pay-Prinzip aus dem vorigen Abschnitt.

Wann rechnet sich Zeitarbeit für deine Spedition?

Zeitarbeit spielt ihre Stärke aus, wenn Zeit wichtiger ist als der letzte gesparte Euro. Ein Auftrag mit festem Starttermin, ein Fahrer, der überraschend ausfällt, oder eine saisonale Spitze, die absehbar wieder abflaut, sind typische Fälle. Der Verrechnungssatz ist in diesen Situationen der Preis für sofortige Verfügbarkeit ohne eigenes Bewerbungsverfahren, und dieser Preis ist es in der kurzen Frist fast immer wert, verglichen mit einem leeren Sitz.

Auch als Testphase vor einer Festanstellung kann Zeitarbeit sinnvoll sein, gerade bei Kandidaten, deren Fahrpraxis du noch nicht direkt einschätzen kannst. Du siehst den Fahrer im echten Einsatz, bevor du dich langfristig bindest, und kannst bei Nichteignung den Überlassungsvertrag beenden, ohne ein Arbeitsverhältnis kündigen zu müssen.

Achte bei der Auswahl der Zeitarbeitsfirma darauf, dass sie tatsächlich auf Fahrpersonal spezialisiert ist, nicht nur allgemein gewerbliche Kräfte vermittelt. Bei spezialisierten Personaldienstleistern für Fahrpersonal sind Führerschein, Modul 95 und Fahrerkarte schon vor der ersten Anfrage geprüft, das spart dir genau die Zeit, die du mit einer akuten Vakanz ohnehin nicht hast. Ein allgemeiner Personaldienstleister ohne diese Erfahrung schiebt die Prüfung im Zweifel auf dich ab, und dann hast du zwar einen Zeitarbeiter, aber keine Zeit gespart.

Wann lohnt sich die eigene Einstellung mehr?

Sobald absehbar ist, dass eine Stelle dauerhaft besetzt bleiben soll, kippt die Rechnung fast immer zugunsten der eigenen Einstellung, aus zwei Gründen zugleich. Erstens verschwindet mit der Zeit der Equal-Pay-Vorteil der Zeitarbeit von selbst, du zahlst am Ende einen ähnlichen Lohn plus die Marge obendrauf. Zweitens bindet sich ein Fahrer emotional stärker an einen Betrieb, bei dem er direkt angestellt ist, als an einen, bei dem er über eine dritte Firma disponiert wird und regelmäßig zwischen Kunden wechseln könnte.

Wie sich eine eigene Fahrersuche gegenüber Jobbörse, Personalvermittlung und Fahrerpilot insgesamt schlägt, einschließlich der Frage, wer dabei vorqualifiziert und wer das Risiko trägt, steht im Vergleich der vier Wege.

Worauf du im Überlassungsvertrag achten solltest

Bevor du bei einer Zeitarbeitsfirma unterschreibst, lohnt ein genauer Blick in den Überlassungsvertrag, denn die Unterschiede zwischen Anbietern liegen selten beim Verrechnungssatz, sondern im Kleingedruckten. Gerade bei Fahrpersonal, wo ein Ausfall sofort einen Sitz leer stehen lässt, entscheidet das Kleingedruckte darüber, ob dir Zeitarbeit die Lücke wirklich schließt oder nur eine neue aufreißt.

• Nachweis von Führerschein, Schlüsselzahl 95 und Fahrerkarte muss vor dem ersten Einsatztag vorliegen, nicht erst danach nachgereicht werden.
• Ersatzgestellung bei Krankheit oder Ausfall des überlassenen Fahrers sollte konkret geregelt sein, sonst stehst du beim nächsten Engpass wieder ohne Fahrer da.
• Kündigungsfrist des Überlassungsvertrags selbst, unabhängig vom Arbeitsverhältnis des Fahrers bei der Zeitarbeitsfirma, damit du weißt, wie schnell du den Einsatz beenden kannst.
• Haftung bei einem Unfall oder Schaden am Fahrzeug, weil der Fahrer arbeitsrechtlich nicht bei dir angestellt ist, das aber nicht automatisch heißt, dass du aus der Verantwortung bist.
• Regelung zur Übernahmegebühr nach Paragraf 9 AÜG von Anfang an schriftlich, statt sie erst zu verhandeln, wenn du den Fahrer bereits fest übernehmen willst.

Was viele Speditionen bei der Entscheidung übersehen

Der häufigste Fehler ist, Zeitarbeit ausschließlich über den Stundensatz zu bewerten und die Höchstüberlassungsdauer sowie das Equal-Pay-Prinzip zu ignorieren. Wer eine Stelle im Kopf schon als Dauerlösung plant, aber vertraglich immer wieder neue Zeitarbeitseinsätze aneinanderreiht, verliert genau den Kostenvorteil, den er ursprünglich gesucht hat, sobald die neun beziehungsweise 15 Monate erreicht sind.

Der zweite Fehler ist, die Übernahmegebühr erst am Ende zu verhandeln, wenn der Fahrer sich bereits bewährt hat und die Zeitarbeitsfirma weiß, dass dir viel an ihm liegt. Kläre die Bedingungen für eine spätere Übernahme, wenn du sie überhaupt in Erwägung ziehst, schon beim Abschluss des Überlassungsvertrags, nicht erst im Übernahmegespräch.

Der dritte Fehler ist, Zeitarbeit und eigene Suche als Entweder-oder zu behandeln. In der Praxis funktioniert die Kombination oft am besten: Der Zeitarbeiter schließt die akute Lücke und hält den Umsatz am Laufen, während parallel die eigene Suche läuft, statt erst danach zu beginnen. Sobald ein passender Kandidat für die feste Stelle gefunden ist, endet der Überlassungsvertrag, ohne dass in der Zwischenzeit ein Sitz leer stand.

Rechne mit dem Kostenrechner einmal aus, was der leere Sitz dich in deiner konkreten Situation kostet, und leg diese Zahl neben den Verrechnungssatz, den dir eine Zeitarbeitsfirma für die Stelle anbietet. Fahrerpilot selbst vermittelt keine Zeitarbeit, sondern baut über zwei Fahrerpools eigene, dauerhafte Besetzungen auf. Für eine akute Lücke von wenigen Wochen kann Zeitarbeit trotzdem der richtigere erste Schritt sein, solange du von Anfang an weißt, wie lange die Brücke halten soll.