Was ein CE-Fahrer deine Spedition 2026 wirklich kostet: Die Vollkostenrechnung pro Monat und pro Einsatztag

Du hast einen Bewerber, der 3.300 Euro brutto im Monat will, und du fragst dich, ob das drin ist. Die Frage ist die falsche. Auf deinem Konto kommen nicht 3.300 Euro an, die den Betrieb verlassen, sondern deutlich mehr. Und bezahlt wirst du für Tage, an denen der LKW fährt, nicht für alle zwölf Monate.

Ein fest angestellter CE-Fahrer kostet dich im Beispiel dieses Artikels bei 3.300 Euro brutto rund 4.200 Euro im Monat. Mit Spesen sind es etwa 4.440 Euro. Weil er nur an rund 207 von 260 Werktagen fährt, kostet jeder Einsatztag etwa 257 Euro. Alle Werte sind Annahmen, mit deinen Lohndaten rechnest du es nach.

Was gehört alles zu den Kosten eines Fahrers?

Die Lohnabrechnung zeigt dir den Bruttolohn und die Arbeitgeberanteile. Die Vollkosten sind mehr. Damit du nichts vergisst, hier die Posten in der Reihenfolge, in der sie auf dich zukommen:

• Bruttolohn: Grundlohn plus Zulagen, Nachtzuschläge und Prämien, soweit sie fest vereinbart sind.
• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, 2026 zusammen rund 21 Prozent.
• Umlagen U1, U2 und U3: Ausgleich für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenzgeld, je nach Krankenkasse und Betriebsgröße unterschiedlich.
• Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft): Er richtet sich nach Lohnsumme und Gefahrklasse und fällt im Güterverkehr höher aus als im Büro.
• Spesen: Verpflegungspauschalen für Tage, an denen der Fahrer lange genug unterwegs ist. Für den Fahrer steuerfrei, für dich trotzdem Kosten.
• Bezahlte Ausfalltage: Urlaub, Feiertage und Krankheit. Du zahlst sie, bekommst dafür aber keine Fahrleistung.
• Nicht in der Beispielsumme, aber real: Weiterbildung nach Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetz, Arbeitskleidung, Fahrerkarte, Einarbeitung und Verwaltungsaufwand.

Wer nur den Bruttolohn vergleicht, vergleicht zwei Zahlen, die nie bei dir auf der Rechnung stehen. Wer Vollkosten kennt, kann Angebote vergleichen, auch das einer Zeitarbeitsfirma. Wie so ein Vergleich über zwölf Monate aussieht, steht im Artikel Zeitarbeit oder eigene Fahrer.

Wie viel kommt zum Bruttolohn eines Fahrers obendrauf?

Fangen wir mit den Abgaben an. Für 2026 gelten nach den Sozialgesetzbüchern diese Arbeitgeberanteile, wie sie die gängigen Beitragsübersichten der Sozialversicherung ausweisen: 7,3 Prozent Krankenversicherung, dazu die Hälfte des Zusatzbeitrags, 1,8 Prozent Pflegeversicherung, 9,3 Prozent Rentenversicherung und 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung.

Der Zusatzbeitrag legt jede Krankenkasse selbst fest. Als Beispielwert nehmen wir den durchschnittlichen Zusatzbeitrag von 2,9 Prozent, die Hälfte davon, also 1,45 Prozent, trägst du. Damit kommst du auf 7,3 plus 1,45 plus 1,8 plus 9,3 plus 1,3, zusammen 21,15 Prozent. In Sachsen liegt der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung niedriger, dort fällt der Satz entsprechend kleiner aus.

Jetzt die Beispielrechnung. Sie ist als solche gekennzeichnet: keine Marktzahl und kein Kundenwert, sondern Annahmen, die du durch deine eigenen ersetzt.

• Bruttolohn inklusive fester Zulagen: 3.300 Euro im Monat, angenommen.
• Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: 21,15 Prozent von 3.300 Euro, macht rund 698 Euro.
• Umlagen U1 bis U3: angenommen 3,0 Prozent, macht 99 Euro. Der Satz hängt von deiner Kasse ab, frag dort nach.
• Berufsgenossenschaft: angenommen 3,0 Prozent, macht 99 Euro. Das ist ein Platzhalter, dein Beitragsbescheid nennt den echten Wert.
• Zusammen: 3.300 plus 698 plus 99 plus 99, macht rund 4.196 Euro, also etwa 4.200 Euro im Monat. Der Zuschlag auf den Bruttolohn beträgt damit gut 27 Prozent.

Wichtig ist nicht die letzte Stelle. Wichtig ist die Größenordnung: Von 100 Euro Bruttolohn kostet dich der Fahrer rund 127 Euro, bevor ein einziger Kilometer gefahren ist.

Was kosten Spesen den Arbeitgeber wirklich?

Die Verpflegungspauschale ist in Paragraf 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes geregelt. Für Inlandsreisen gelten 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 bis 24 Stunden und 28 Euro für volle 24 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen zählen An- und Abreisetag jeweils mit 14 Euro.

Ob du diese Pauschalen zahlst, entscheidest du im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung. Wenn du sie zahlst, sind sie in der Regel lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, solange sie im gesetzlichen Rahmen bleiben. Für den Fahrer ist das ein echter Vorteil: Ein Euro Spesen ist mehr wert als ein Euro Brutto. Für dich bleibt es ein Euro Kosten.

Im Beispiel setzen wir vorsichtig an: Der Fahrer ist an jedem Einsatztag länger als 8 Stunden unterwegs, aber nie über Nacht. Das sind 14 Euro pro Einsatztag. Im Fernverkehr mit Übernachtung im Fahrzeug kommen weitere Pauschalen dazu, deren Höhe und Voraussetzungen du mit deinem Steuerberater klärst. Sie stehen nicht in der Beispielsumme, damit die Rechnung nicht auf einer Zahl ruht, die wir dir hier nicht belegen können.

Was kostet ein Fahrer pro Einsatztag?

Jetzt kommt der Teil, der in vielen Kalkulationen fehlt. Du zahlst den Fahrer zwölf Monate. Er fährt aber nicht zwölf Monate. Das Jahr hat in der Fünf-Tage-Woche 260 Werktage von Montag bis Freitag. Davon gehen ab, jeweils als Annahme:

• 10 Feiertage, die auf Werktage fallen. Die Zahl hängt von deinem Bundesland ab.
• 28 Urlaubstage. Gesetzlich sind bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Tage Mindesturlaub, tariflich und vertraglich sind es oft mehr.
• 15 Krankheitstage, ein Erfahrungswert zum Rechnen und kein Marktdurchschnitt.

Übrig bleiben 260 minus 10 minus 28 minus 15, also 207 Einsatztage. Das ist die Zahl, durch die du teilst.

• Jahreskosten ohne Spesen: 4.196 Euro mal 12, macht rund 50.350 Euro.
• Spesen: 207 Einsatztage mal 14 Euro, macht 2.898 Euro.
• Jahreskosten insgesamt: rund 53.250 Euro, im Monatsschnitt rund 4.440 Euro.
• Kosten pro Einsatztag: 53.250 geteilt durch 207, macht rund 257 Euro.

Die 257 Euro sind die Zahl, die du neben deinen LKW-Kosten und deinem Umsatz pro Tag legen kannst. Fährt ein Fahrzeug am Tag für weniger als das herein, trägt es den Fahrer nicht. Fährt es für deutlich mehr, ist ein leerer Sitz kein Sparposten, sondern entgangener Gewinn. Was dich ein leerer Sitz pro Monat kostet, rechnet der Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich mit einem Beispiel vor, und dein eigenes Fahrzeug kannst du im Rechner durchspielen.

Eine Einschränkung zur Krankheit: Wenn dein Betrieb bis zu 30 Beschäftigte hat, erstattet dir die Umlage U1 einen Teil des fortgezahlten Entgelts zurück. Die Quote hängt vom Erstattungssatz deiner Krankenkasse ab. In der Beispielrechnung ist diese Erstattung nicht gegengerechnet, sie fällt also eher zu hoch als zu niedrig aus.

Was kostet dich ein Fahrer, bevor er allein fährt?

Zu den laufenden Kosten kommt einmaliges Geld pro Einstellung. Es taucht in keiner Lohnabrechnung auf, deshalb wird es gern vergessen. Zwei Posten sind es fast immer: das, was die Suche gekostet hat, und die Einarbeitung.

Die Suche setzt du selbst ein, sei es das Anzeigenbudget, ein Vermittlerhonorar oder die Prämie für einen Mitarbeiter, der einen Kollegen geworben hat. Die Einarbeitung lässt sich dagegen rechnen. Angenommen, ein neuer Fahrer fährt in den ersten zehn Einsatztagen mit einem erfahrenen Kollegen, ohne dass du dadurch eine zusätzliche Tour fährst. Dann hast du zehn Tage mal 257 Euro bezahlt, ohne zusätzlichen Umsatz: 2.570 Euro. Wie du diese Tage sinnvoll nutzt, beschreibt der Artikel Einarbeitung neuer LKW-Fahrer: Ein Plan für die ersten 14 Tage.

Entscheidend ist, wie lange der Fahrer bleibt, denn auf diese Zeit verteilst du die Einmalkosten. Im Beispiel, ohne die Suchkosten, die du selbst einsetzt:

• Bleibt der Fahrer 3 Monate: 2.570 Euro geteilt durch 3, macht rund 857 Euro Einmalkosten pro Monat zusätzlich zu den 4.440 Euro.
• Bleibt er 12 Monate: 2.570 geteilt durch 12, macht rund 214 Euro pro Monat.
• Bleibt er 36 Monate: 2.570 geteilt durch 36, macht rund 71 Euro pro Monat.

Die Probezeit darf nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch höchstens sechs Monate dauern, innerhalb dieser Zeit gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Das schützt beide Seiten, auch den Fahrer, der merkt, dass der Betrieb nicht zu ihm passt. Für deine Kalkulation heißt das: Die ersten Monate sind die teuersten pro Monat gerechnet. Ein Fahrer, der bleibt, ist deshalb nicht nur angenehmer, sondern rechnerisch der günstigere.

Was ändert sich 2027 durch den Mindestlohn?

Nach Angaben der Bundesregierung liegt der gesetzliche Mindestlohn seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto pro Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Bei 40 Stunden pro Woche sind das rund 173 bezahlte Stunden im Monat: 13,90 Euro ergeben rund 2.409 Euro, 14,60 Euro rund 2.531 Euro.

Für CE-Fahrer ist der Mindestlohn selten die Rechengrenze, weil Fahrer üblicherweise deutlich darüber verdienen. Er wirkt trotzdem. Er hebt die Untergrenze an, an der sich Hilfskräfte, Rangierer und Quereinsteiger im Betrieb orientieren, und er verschiebt damit das Lohngefüge auf deinem Hof. Ein Plus von rund 5 Prozent auf die Untergrenze bedeutet für dich im Beispiel: Wer heute am Mindestlohn zahlt, zahlt 2027 rund 121 Euro mehr Brutto im Monat, mit Zuschlag etwa 154 Euro.

Wie viel Lohn brauchst du, um überhaupt Bewerbungen zu bekommen?

Das ist die Frage, die hinter der Kostenrechnung steckt, und eine belastbare Zahl dazu gibt es nicht. Wir haben keine Untersuchung gefunden, die zeigt, wie viele Bewerbungen ein bestimmtes Lohnplus bringt, und eine Zahl ohne Quelle schreiben wir nicht hin. Lohn ist ein Hebel unter mehreren, neben Dienstplan, Heimkehr am Wochenende, Fahrzeug und Ton im Betrieb.

Was du dagegen rechnen kannst, ist, was ein Aufschlag dich kostet. Der Zuschlag aus dem Beispiel beträgt gut 27 Prozent, also kostet dich jeder zusätzliche Euro Brutto rund 1,27 Euro.

• Aufschlag von 200 Euro brutto im Monat: 200 mal 12 mal 1,272, macht rund 3.050 Euro im Jahr.
• Ein Monat Vakanz im Beispiel des Artikels über den leeren LKW: rund 6.000 Euro entgangener Deckungsbeitrag, ebenfalls eine Beispielzahl.
• Verhältnis: Ein einziger vermiedener Leermonat deckt den 200-Euro-Aufschlag im Beispiel für fast zwei Jahre.

Das beweist nicht, dass ein höherer Lohn Bewerber bringt. Es zeigt nur, wie klein der Aufschlag gegen die Kosten eines leeren Sitzes sein kann. Ob er bei dir wirkt, siehst du an deinen eigenen Zahlen, zum Beispiel an den Bewerbungen vor und nach einer Änderung.

Wo steckt in der Kalkulation meist der Fehler?

Drei Fehler kommen in Speditionen immer wieder vor. Erstens: Die Kalkulation läuft über den Bruttolohn und lässt Abgaben, Umlagen und Berufsgenossenschaft weg. Dann liegen die Kosten pro Fahrer um ein gutes Viertel zu niedrig. Zweitens: Es wird durch zwölf Monate geteilt statt durch Einsatztage, und der LKW-Tagessatz passt dann nicht zum Fahrer. Drittens: Die Kosten des Fahrers werden gegen die Kosten des Fahrers verglichen, statt gegen die Kosten des leeren Fahrzeugs.

Der dritte Fehler ist der teuerste, weil er Entscheidungen verschiebt. Wer 4.440 Euro im Monat für zu teuer hält und deshalb drei Monate länger sucht, spart nichts, wenn der Sitz in der Zeit mehr als diese Summe kostet. Drei Dinge helfen dagegen, und die Reihenfolge ist egal.

• Nimm die Zahlen deiner letzten Lohnabrechnung, nicht die Beispielwerte. Der Arbeitgeberanteil steht dort einzeln.
• Teil durch Einsatztage, nicht durch Monate, und zähl deine Ausfalltage ehrlich aus dem Vorjahr.
• Leg die Tageskosten des Fahrers neben den Tagesdeckungsbeitrag deines Fahrzeugs und entscheide mit beiden Zahlen.

Nimm dir eine Stunde und rechne einen deiner Fahrer durch: Bruttolohn, Arbeitgeberanteile aus der Abrechnung, Umlagen, Beitrag der Berufsgenossenschaft, Spesen, Ausfalltage. Teile durch deine Einsatztage. Dann hast du eine Zahl, die du bei jeder Einstellungs- und Lohnentscheidung brauchst.

Wenn du danach prüfen willst, wo die Bewerbungen herkommen sollen, helfen zwei weitere Artikel: Mitarbeiter werben Mitarbeiter in der Spedition ist der günstigste Kanal, und Fahrerfluktuation senken zeigt, warum ein eingestellter Fahrer auch bleibt. Denn ein Fahrer, der nach drei Monaten geht, hat deine Vollkosten nie eingespielt.