Umlage U1 in der Spedition: Ab wie vielen Krankheitstagen sich die Erstattung für deine Fahrer rechnet

Ein Fahrer meldet sich krank, der Sattelzug bleibt auf dem Hof, und am Monatsende zahlst du trotzdem seinen vollen Lohn. Das ist in Ordnung, so will es das Gesetz. Offen ist nur, was du davon zurückbekommst. Bei Speditionen mit bis zu 30 Beschäftigten springt dafür die Umlage U1 ein, und viele Inhaber wissen nicht genau, ob sie sich für sie lohnt.

Die Umlage U1 rechnet sich für eine Spedition mit bis zu 30 Beschäftigten, wenn deine Fahrer im Jahr mehr Krankheitstage haben als der Break-even-Wert deines Erstattungssatzes. Im Beispiel dieses Artikels liegt er bei rund 9 Tagen pro Fahrer für den Satz von 50 oder 60 Prozent und bei 13 Tagen für den Satz von 80 Prozent.

Was ist die Umlage U1 und wer muss mitmachen?

Die U1 ist eine Art Versicherung auf Gegenseitigkeit für kleine Betriebe. Du zahlst laufend einen Prozentsatz deiner Lohnsumme an die Krankenkasse deiner Beschäftigten, im Gegenzug erstattet sie dir einen Teil des Lohns, den du bei Krankheit weiterzahlen musst. Gesetzliche Grundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz. Die Umlage zahlst du mit dem Beitragsnachweis, zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen.

Teilnahmepflichtig bist du laut der DAK, wenn du im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Beschäftigte hattest. Die Prüfung läuft zu Jahresbeginn und gilt dann für das ganze Kalenderjahr. Bei der Mobil Krankenkasse heißt es ähnlich: Maßgebend ist die Gesamtgröße des Betriebs. Ein Antrag ist nicht nötig, die Pflicht ergibt sich aus der Betriebsgröße.

Wichtig für die Abgrenzung: Die U2 für Mutterschaft zahlen alle Arbeitgeber, egal wie groß. Dieser Artikel dreht sich nur um die U1, also um Krankheit. Die Zahlen zur Umlage in diesem Text stammen aus Veröffentlichungen von Krankenkassen, weil das Gesetz selbst bei der Recherche nicht abrufbar war. Prüf deshalb deinen eigenen Satz bei deiner Kasse.

Wie zählst du die 30 Beschäftigten richtig?

Gezählt wird nicht jeder Kopf gleich. Vollzeitkräfte zählen mit 1, Teilzeitkräfte anteilig. Die Mobil Krankenkasse nennt diese Faktoren:

• bis 10 Wochenstunden: 0,25
• bis 20 Wochenstunden: 0,5
• bis 30 Wochenstunden: 0,75
• über 30 Wochenstunden: 1,0

Nicht mitgezählt werden unter anderem Auszubildende und schwerbehinderte Beschäftigte, außerdem Praktikanten, Wehrdienstleistende, Beschäftigte in Elternzeit und Altersteilzeit. Gerade für Speditionen, die zwischen 28 und 34 Köpfen liegen, ist das interessant: Zwei Azubis und ein schwerbehinderter Disponent können dich unter die Grenze bringen.

Zwei Stolperfallen kommen dazu. Wenn du als Einzelunternehmer mehrere Betriebe führst, werden alle Beschäftigten zusammengezählt. Bei Gesellschaften wie GmbH oder KG wird dagegen jedes Unternehmen einzeln beurteilt. Und gezählt wird der Stand am Ersten eines Kalendermonats, nicht ein Durchschnitt über das Jahr.

Was erstattet die Kasse und was nicht?

Erstattet wird ein Prozentsatz des Bruttoarbeitsentgelts, das du nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz weiterzahlst. Dein Fahrer hat in der Regel sechs Wochen Anspruch auf Lohn bei derselben Krankheit. Danach zahlt die Kasse Krankengeld, und du bist raus. Die Erstattung endet an derselben Stelle: Zeiträume über sechs Wochen sind ausgeschlossen.

Die gute Nachricht bei der U1: Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind laut Mobil Krankenkasse mit dem Erstattungssatz abgegolten. Du musst sie also nicht zusätzlich beantragen. Die weniger gute: Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben außen vor, und Umlage und Erstattung werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gerechnet. 2026 sind das nach DAK-Angaben 8.450 Euro im Monat. Für einen Fahrer mit 3.300 Euro brutto spielt das keine Rolle.

Was die Erstattung gar nicht abdeckt, ist der Stillstand. Ersetzt wird ein Teil des Lohns, den du für einen Tag ohne Gegenleistung zahlst. Der Umsatz, den der stehende LKW nicht einfährt, bleibt bei dir. Was dieser Teil kostet, rechnet der Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich.

Welcher Erstattungssatz passt zu deiner Spedition?

Das Gesetz sieht einen Erstattungssatz von 80 Prozent vor. Die Krankenkassen dürfen in ihrer Satzung aber abweichen und bieten meist mehrere Stufen an, jede mit eigenem Umlagesatz. Je höher die Erstattung, desto höher die Umlage. Als Beispiel die Tabelle der Mobil Krankenkasse für 2026:

• Erstattung 50 Prozent, Umlagesatz 1,73 Prozent der Lohnsumme
• Erstattung 60 Prozent, Umlagesatz 2,10 Prozent
• Erstattung 80 Prozent, Umlagesatz 4,00 Prozent

Die DAK bietet laut eigener Seite vier Stufen an und setzt als Standard 70 Prozent, sofern du nichts anderes wählst. Deine Zahlen können also anders aussehen, die Methode bleibt gleich. Hier die Beispielrechnung. Sie ist als solche gekennzeichnet: keine Marktzahl und kein Kundenwert, sondern Annahmen, die du durch deine eigenen ersetzt.

• Zehn Fahrer, je 3.300 Euro brutto im Monat. Lohnsumme im Jahr: 396.000 Euro.
• 260 Werktage im Jahr, damit ein Tageslohn von 152,31 Euro (3.300 mal 12, geteilt durch 260).
• 15 Krankheitstage pro Fahrer, ein Erfahrungswert zum Rechnen und kein Marktdurchschnitt. Das sind 150 Tage für die Flotte.
• Alle Fehltage liegen innerhalb der Sechs-Wochen-Frist, alle Fahrer sind länger als vier Wochen im Betrieb.

Dein fortgezahlter Lohn für Krankheitstage beträgt dann 150 mal 152,31 Euro, rund 22.846 Euro im Jahr. Jetzt setzt du die drei Stufen dagegen:

• 50 Prozent: Umlage 6.851 Euro, Erstattung 11.423 Euro, Saldo plus 4.572 Euro.
• 60 Prozent: Umlage 8.316 Euro, Erstattung 13.708 Euro, Saldo plus 5.392 Euro.
• 80 Prozent: Umlage 15.840 Euro, Erstattung 18.277 Euro, Saldo plus 2.437 Euro.

Die Stufe mit der höchsten Erstattung ist hier also nicht die beste. Bei 80 Prozent zahlst du viel Umlage für eine Erstattung, die du in diesem Beispiel nur knapp übertriffst. Die mittlere Stufe kommt am besten weg, die niedrige liegt dicht dahinter. Das kippt, sobald die Krankheitstage steigen oder deine Kasse andere Sätze hat.

Ab wie vielen Krankheitstagen rechnet sich die Umlage?

Du musst die Rechnung nicht jedes Jahr neu aufstellen. Es gibt einen Schwellenwert, den du einmal ausrechnest. Die Umlage ist ein Prozentsatz der Lohnsumme, die Erstattung ein Prozentsatz des Lohns für Krankheitstage. Beide Seiten sind gleich, wenn der Anteil der Krankheitstage an allen Arbeitstagen genau Umlagesatz geteilt durch Erstattungssatz beträgt.

• 50 Prozent: 1,73 geteilt durch 50 ergibt 3,46 Prozent der Arbeitstage, bei 260 Tagen rund 9 Tage pro Fahrer.
• 60 Prozent: 2,10 geteilt durch 60 ergibt 3,5 Prozent, rund 9,1 Tage.
• 80 Prozent: 4,00 geteilt durch 80 ergibt 5,0 Prozent, 13 Tage.

Das ist der Break-even. Liegen deine Fahrer im Durchschnitt darüber, übersteigt die Erstattung deine Umlage. Darunter ist die Umlage ein reiner Kostenblock. Im Beispiel mit 15 Tagen liegen alle drei Stufen im Plus, bei Fahrern mit nur 8 Tagen im Jahr läge dagegen jede im Minus.

Wie empfindlich die Rechnung auf die Krankheitstage reagiert, zeigt dasselbe Beispiel mit zehn Fahrern bei anderen Werten. Saldo aus Erstattung minus Umlage im Jahr:

• 8 Krankheitstage pro Fahrer: 50 Prozent minus 759 Euro, 60 Prozent minus 1.005 Euro, 80 Prozent minus 6.092 Euro.
• 12 Krankheitstage: 50 Prozent plus 2.287 Euro, 60 Prozent plus 2.650 Euro, 80 Prozent minus 1.218 Euro.
• 20 Krankheitstage: 50 Prozent plus 8.380 Euro, 60 Prozent plus 9.961 Euro, 80 Prozent plus 8.529 Euro.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens verlierst du bei wenigen Krankheitstagen mit der teuren Stufe am meisten: minus 6.092 Euro bei 8 Tagen sind mehr als der Gewinn der mittleren Stufe in einem normalen Jahr. Zweitens liegen die Stufen bei vielen Krankheitstagen eng beieinander, dort kommt es kaum noch darauf an. Die Wahl ist also vor allem eine Absicherung gegen ein gesundes Jahr, in dem du für eine Leistung zahlst, die du nicht abrufst.

Woher nimmst du deine Zahl? Aus dem Vorjahr, aus deiner Lohnabrechnung: Zähl pro Fahrer die Tage mit Entgeltfortzahlung wegen Krankheit und teil durch die Zahl der Fahrer. Tage mit Krankengeld zählst du nicht, die erstattet die U1 nicht. Wie du Ausfalltage in die Gesamtkosten eines Fahrers einrechnest, steht im Artikel Was ein CE-Fahrer deine Spedition 2026 wirklich kostet.

Was gilt für neue Fahrer in den ersten vier Wochen?

Hier liegt ein Punkt, den viele übersehen. Laut DAK sind die ersten vier Wochen eines Beschäftigungsverhältnisses von der Erstattung ausgeschlossen. Der Grund liegt im Entgeltfortzahlungsgesetz: Der Anspruch auf Lohn bei Krankheit entsteht erst nach vier Wochen Beschäftigung. Was du nicht fortzahlen musst, kannst du auch nicht erstattet bekommen.

Für die Praxis heißt das: Fällt ein neuer Fahrer in der ersten Woche aus, trägt die Kosten in erster Linie das Fahrzeug, das nicht fährt, und nicht dein Lohnkonto. Das ändert nichts an der Umlage, die du für ihn zahlst, aber es erklärt, warum die U1-Rechnung für einen Betrieb mit hoher Fluktuation schlechter ausfällt als für einen mit stabiler Mannschaft. Wie du die ersten Tage gestaltest, damit ein Neuer gar nicht erst ausfällt oder abspringt, beschreibt der Artikel Einarbeitungsplan für die ersten vierzehn Tage.

Wie holst du dir die Erstattung ab?

Die Erstattung kommt nicht von allein. Du stellst den Antrag elektronisch aus deinem Lohnprogramm an die Kasse des jeweiligen Beschäftigten, die DAK nennt das Datenübertragung. Das gilt auch, wenn du die Erstattung mit den Beiträgen verrechnest. Wenn dein Lohnbüro das macht, frag nach, ob es das für alle Fehlzeiten tut. Bei einer Spedition mit Fahrern in fünf verschiedenen Kassen sind das fünf verschiedene Empfänger mit eigenen Sätzen.

Die Fristen, auf die du achten solltest:

• Erstattungssatz wechseln: nur zu Jahresbeginn und spätestens bis zur Fälligkeit der Umlage für Januar. Danach bleibt der Satz für das ganze Kalenderjahr.
• Neu in der Umlage: Die DAK nennt zwei Monate nach Beginn der Teilnahme, um den Satz zu wählen. Ohne Wahl gilt der Standardsatz der Kasse.
• Die Wahl braucht eine elektronische Wahlerklärung. Laut Mobil Krankenkasse genügt es nicht, dass der Satz im Beitragsnachweis auftaucht.
• Umlagen verjähren laut DAK vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit.

Wer den Satz einmal gewählt und nicht geändert hat, bleibt dabei. Das ist bequem und teuer, wenn sich die Mannschaft verändert hat. Leg dir deshalb im Dezember einen Termin: Krankheitstage des Jahres zählen, Break-even ausrechnen, entscheiden.

Reicht die Erstattung, damit sich Ausfälle verkraften lassen?

Nein, und das sollte man nüchtern sagen. Im Beispiel bleibt dir nach Erstattung bei 15 Krankheitstagen und 50 Prozent immer noch rund die Hälfte des fortgezahlten Lohns für die Ausfalltage am Hals. Das sind bei zehn Fahrern gut 11.000 Euro im Jahr, und der Umsatz des stehenden LKW ist da noch nicht dabei. Die U1 glättet Spitzen, sie macht Ausfälle nicht kostenlos.

Wirklich entlasten kann dich nur eine Mannschaft, die groß genug ist, um einen Ausfall aufzufangen. Wer mit exakt so vielen Fahrern wie LKW plant, hat bei jedem Krankheitstag einen stehenden Wagen. Eine kleine Reserve kostet Geld, aber weniger als mehrere Standtage im Monat. Den Tagessatz für einen stehenden LKW findest du im Kostenrechner.

Was kannst du diese Woche tun?

Drei Schritte, die zusammen eine Stunde dauern. Erstens: Hol dir aus der Lohnabrechnung die Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung des Vorjahres und teil sie durch die Zahl deiner Fahrer. Zweitens: Frag deine Kassen nach den Umlage- und Erstattungssätzen für das laufende Jahr und rechne für jede Stufe den Break-even aus. Drittens: Prüf, ob deine Beschäftigtenzahl wirklich über 30 liegt, und zähl dabei Azubis und Teilzeitkräfte richtig.

Die Umlage ist kein Hebel gegen den Fahrermangel, sie ist Buchhaltung. Aber es ist Buchhaltung, bei der kleine Betriebe regelmäßig Geld liegen lassen, weil sie den Satz nie angesehen haben. Die Rechnung kostet dich nur den Nachmittag, an dem du sie aufstellst.