Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich? Die ehrliche Monatsrechnung

Fahrermangel wird gern als Personalproblem behandelt. In Wahrheit ist es ein Umsatzproblem. Jeder Monat, in dem ein Sitz leer bleibt, kostet echtes Geld. Die meisten Speditionen unterschätzen, wie viel.

Das liegt daran, dass diese Kosten in keiner Auswertung auftauchen. Ein LKW, der steht, produziert keine Rechnung, die jemand prüft. Er produziert eine Lücke, und Lücken sieht man in der BWA nicht. Deshalb lohnt es sich, die Zahl einmal bewusst auszurechnen.

Die einfache Rechnung

Nimm den Umsatz oder Deckungsbeitrag, den ein eingesetzter LKW pro Monat erwirtschaftet. Multipliziere ihn mit der Zahl der unbesetzten Stellen und mit den Monaten, die diese Stellen schon offen sind. Das Ergebnis ist der Betrag, der dir bereits durch die Lappen gegangen ist.

Wichtig ist, welche Zahl du einsetzt. Umsatz ist die einfachere Größe, überzeichnet aber, weil ein stehender LKW auch keinen Diesel verbraucht und keine Mautkosten produziert. Deckungsbeitrag ist die ehrlichere Größe. Nimm den Umsatz je Fahrzeug und Monat, zieh die variablen Kosten ab, also Kraftstoff, Maut, Reifen, Verschleiß und den Fahrerlohn, den du ja nicht zahlst, solange niemand fährt.

Was übrig bleibt, ist der Betrag, der dir tatsächlich fehlt. Und darunter läuft die zweite Uhr weiter: Leasing oder Abschreibung, Versicherung, Kfz-Steuer und Stellplatz zahlst du auch, wenn das Fahrzeug einen Monat lang nicht bewegt wird.

Die versteckten Kosten kommen dazu

• Abgelehnte oder nicht angenommene Aufträge, weil kein Fahrer frei ist.
• Überstunden und Mehrbelastung der verbliebenen Fahrer, die irgendwann selbst kündigen.
• Vertragsstrafen oder verärgerte Kunden bei Lieferverzug.
• Kapitalbindung durch ein Fahrzeug, das Leasing kostet, aber keinen Umsatz bringt.

Zwei dieser Punkte verdienen einen genaueren Blick, weil sie langfristig teurer sind als der entgangene Umsatz.

Der erste ist der Kunde, den du abweisen musst. Ein Auftraggeber, der zweimal hintereinander hört, dass du gerade nichts frei hast, ruft beim dritten Mal jemand anderen an. Und der Wettbewerber, der ihn übernimmt, gibt ihn nicht wieder her. Der Schaden ist dann nicht eine Tour, sondern eine Relation, die du jahrelang gefahren bist.

Der zweite ist die Belastung deiner verbliebenen Fahrer. Wenn zwei Sitze leer sind, verteilt sich die Arbeit auf die anderen. Erst freuen sich manche über die Überstunden, nach drei Monaten kippt die Stimmung. Der Fahrer, der dann kündigt, ist der teuerste von allen, weil er dich vom Loch mit zwei Sitzen ins Loch mit drei Sitzen bringt.

Ein Rechenbeispiel

Zwei unbesetzte Stellen, jeweils 15.000 Euro Umsatz pro LKW und Monat, seit drei Monaten offen. Das sind bereits 90.000 Euro, und es kommen jeden Monat weitere 30.000 Euro dazu, solange die Sitze leer bleiben. Diese Zahl relativiert die Frage, was Recruiting kosten darf, sehr schnell.

Rechne es einmal konservativ nach, damit dir niemand vorwirft, die Zahl sei schöngerechnet. Gehen wir von 15.000 Euro Umsatz je Fahrzeug und Monat aus und nehmen an, dass rund 60 Prozent davon in variable Kosten und Fahrerlohn fließen. Dann bleiben etwa 6.000 Euro Deckungsbeitrag pro Fahrzeug und Monat übrig. Bei zwei leeren Sitzen sind das 12.000 Euro im Monat. Über drei Monate 36.000 Euro. Und das ist die vorsichtige Variante, ohne verlorene Kunden und ohne Fluktuation.

Die Frage ist nicht, ob du dir die Fahrersuche leisten kannst. Die Frage ist, wie lange du dir den leeren Sitz leisten willst.

Drei Fehler, die die Rechnung verfälschen

Wenn Speditionen diese Zahl zum ersten Mal aufschreiben, fällt sie meist zu niedrig aus. Fast immer aus denselben drei Gründen.

• Der erste Fehler ist, nur den aktuellen Monat zu betrachten. Eine Vakanz ist keine Momentaufnahme. Rechne rückwirkend ab dem Tag, an dem der Vorgänger gekündigt hat, nicht ab dem Tag, an dem die Stellenanzeige online ging.
• Der zweite Fehler ist, die eigene Arbeitszeit zu vergessen. Wenn deine Disposition zwei Tage im Monat mit Bewerbungen, Rückrufen und Absagen verbringt, sind das Personalkosten und gleichzeitig Zeit, in der nicht disponiert wird.
• Der dritte Fehler ist, die Wiederbesetzung des Fahrzeugs mit der Wiederbesetzung des Sitzes gleichzusetzen. Zwischen Vertragsunterschrift und erster eigenständiger Tour liegen Kündigungsfrist, Einarbeitung und Beifahrerzeit. Das sind schnell weitere zwei Monate.

Es gibt noch einen vierten Posten, den kaum jemand ansetzt, weil er unangenehm ist: die Kosten der Fluktuation. Wenn ein Fahrer nach acht Wochen wieder geht, weil ihm die Bedingungen falsch beschrieben wurden, beginnt die ganze Rechnung von vorn. Dazu kommt die Einarbeitungszeit, die du bezahlt hast, und die Zeit des Kollegen, der ihn eingewiesen hat. Eine Fehlbesetzung ist deshalb teurer als eine unbesetzte Stelle, die zwei Wochen länger offen bleibt. Das ist ein gutes Argument dafür, im Vorgespräch ehrlich zu sein, auch wenn es Bewerber kostet. Wie sich genau diese Fehlbesetzungen durch eine gründlichere Auswahl vermeiden lassen, steht im Artikel Fahrerfluktuation senken.

Warum die Sitze überhaupt leer bleiben

Diese Rechnung ist kein Sonderfall, sondern die Regel geworden. Über 70.000 Berufskraftfahrer fehlen in Deutschland, mittelfristig werden es voraussichtlich 120.000 sein. Jedes Jahr gehen 30.000 bis 35.000 Fahrer in Rente, nur 15.000 bis 20.000 kommen nach. Diese Zahlen stammen vom Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung (BGL).

Dazu kommt die Altersstruktur. 39 Prozent der Berufskraftfahrer sind 55 Jahre oder älter, im Schnitt aller Berufe sind es 25 Prozent. Das hat die VerkehrsRundschau 2025 auf Basis von Daten des Statistischen Bundesamts veröffentlicht. Für dich heißt das: Die Vakanzen, die du heute hast, sind nicht der Ausnahmezustand, sondern der neue Normalzustand. Die Hintergründe stehen ausführlich im Artikel Fahrermangel 2026.

Was die Rechnung für dein Recruiting-Budget bedeutet

Sobald du deine eigene Zahl kennst, verändert sich die Diskussion. Solange Recruiting als Kostenposten in der Verwaltung geführt wird, wird um jeden Euro gerungen. Sobald der leere Sitz einen Monatswert hat, ist klar, dass Recruiting eine Investition mit sehr kurzer Amortisationszeit ist.

• Vergleiche die Recruiting-Kosten immer mit dem Monatswert eines besetzten Sitzes, nicht mit dem Preis einer Stellenanzeige.
• Rechne die Zeit mit ein, die deine Disposition selbst mit Bewerberauswahl verbringt. Das sind interne Kosten, die niemand bucht.
• Bewerte einen Kanal danach, wie viele Wochen er dir spart, nicht danach, wie viele Bewerbungen er liefert.
• Denk in Vorlauf. Wenn du erst suchst, wenn der Sitz leer ist, zahlst du die Vakanzmonate immer mit.

Der wirksamste Hebel gegen diese Kosten ist Geschwindigkeit. Ein Kanal, der dir die Vakanz um zwei Monate verkürzt, spart dir im Rechenbeispiel oben 12.000 Euro. Welche Wege am schnellsten Bewerber liefern, steht im Artikel LKW-Fahrer finden: 7 Wege. Und wenn der deutsche Pool nichts mehr hergibt, ist der zweite Pool die Alternative, beschrieben im Artikel Rumänische LKW-Fahrer legal einstellen.

Deine Zahlen sind andere als im Beispiel. Genau dafür gibt es den Kosten-Rechner von Fahrerpilot. In dreißig Sekunden siehst du, was der Fahrermangel deine Spedition gerade wirklich kostet. Und wenn die Zahl unangenehm groß ist, reden wir über den schnellsten Weg, sie kleiner zu machen.