Wie viele Bewerbungen brauchst du für eine Einstellung? Ein echter Trichter statt einer Versprechung

Der Moment kommt in jedem Erstgespräch. Du hast dir angehört, wie eine Kampagne funktioniert, du hast eine Zahl im Kopf, die du bereit wärst auszugeben, und dann kommt die Frage, auf die es wirklich ankommt: Wie viele Bewerbungen muss ich sehen, bis einer davon montags im LKW sitzt? Auf den Anbieterseiten, die wir uns dazu angesehen haben, steht darauf selten eine Antwort. Sie reden über Reichweite, über Klicks, über Bewerber, die sich in 24 Stunden melden. Über den Weg von der Anzeige bis zum Arbeitsvertrag redet fast niemand.

Eine belastbare Zahl gibt es nur aus echten Kampagnen. In unserem ersten Kampagnenmonat bei Vectra Logistic wurden aus 500 Euro Anzeigenbudget 47 Gespräche, davon 16 qualifizierte Fahrer, 7 vorgestellte Profile und 3 Einstellungen. Das sind rund 16 Gespräche je Einstellung. Ein Erfahrungswert aus einem Monat, keine Zusage für deinen Betrieb.

Diese vier Zahlen stehen unten im Detail, mit allem, was dabei verloren geht, und mit dem Teil, der unangenehm ist. Denn ein Trichter ist keine Verkaufsgrafik. Er ist eine Kette von Absprüngen, und wer sie nicht kennt, plant sein Budget falsch.

Warum kaum jemand in der Branche seinen Trichter zeigt

Wenn du dir ein Dutzend Anbieterseiten für Fahrer-Recruiting nebeneinander legst, findest du meist zwei Sorten von Zahlen. Die eine ist Geschwindigkeit: erste Bewerber in 24 oder 48 Stunden. Die andere ist eine Kundenzahl, meist eine runde dreistellige. Beides klingt nach Beleg und ist keiner. Die Geschwindigkeit sagt nichts darüber, ob aus dem Bewerber ein Fahrer wird. Die Kundenzahl sagt nichts über dein Gebiet.

Der Grund dafür ist simpel. Ein offengelegter Trichter ist unbequem. Er zeigt, dass die große Zahl am Anfang schrumpft, und zwar deutlich. Wer 47 Gespräche nennt und dahinter 3 Einstellungen schreibt, macht sich angreifbar dafür, dass 44 Leute übrig bleiben, aus denen nichts wurde. Wer nur die 47 nennt, sieht besser aus.

Für dich ist genau das Schrumpfen aber die einzige Information, die zählt. Du planst nicht mit Kontakten, du planst mit besetzten Fahrzeugen. Also gehen wir die Stufen einzeln durch.

Wie sah ein echter Kampagnenmonat aus?

Vectra Logistic, erster Monat der Zusammenarbeit, 500 Euro Anzeigenbudget. Vier Stufen, jede mit einer eigenen Aufgabe:

• 47 echte Gespräche mit Fahrern. Nicht Klicks, nicht Formulare, sondern Telefonate, in denen ein Mensch mit einem Fahrer gesprochen hat.
• 16 davon qualifiziert. Also Führerschein und Qualifikationsnachweis geprüft, Erreichbarkeit geklärt, Wechselgrund verstanden, Erwartung an Tour und Heimkehr abgeglichen.
• 7 vorgestellte Profile. Nur diese sieben kamen überhaupt beim Betrieb an und haben dort Zeit gekostet.
• 3 Einstellungen. Drei Fahrer, die einen Vertrag unterschrieben haben.

Aus diesen vier Zahlen lassen sich drei Verhältnisse ableiten. Die sind interessanter als die absoluten Werte, weil du deine eigenen danebenlegen kannst, sobald du sie gemessen hast. Übertragbar sind sie damit nicht: Es bleibt ein Monat in einem Betrieb. Von den Gesprächen blieb gut ein Drittel qualifiziert übrig. Von den Qualifizierten wurde etwas weniger als die Hälfte vorgestellt. Von den Vorgestellten wurden gut zwei von fünf eingestellt.

Umgerechnet auf eine einzelne Einstellung: rund 16 Gespräche, gut fünf qualifizierte Fahrer und gut zwei vorgestellte Profile. Und, weil das die Zahl ist, die im Erstgespräch immer als Erstes kommt: rund 167 Euro Werbebudget je Einstellung in diesem Monat. Das ist ausdrücklich das Anzeigenbudget, nicht der Preis einer Dienstleistung.

Ein Trichter aus einem Monat bei einem Betrieb ist ein Anhaltspunkt, kein Naturgesetz. Er ist trotzdem mehr wert als jede Zahl, die niemand nachrechnen kann.

Zur Einordnung gehört die Gegenprobe: Das ist ein Monat, ein Betrieb, ein Einzugsgebiet, eine Fahrzeugart. Ein anderer Betrieb mit Gefahrgut, Nachtverkehren oder einem Standort mitten im Ruhrgebiet bekommt andere Werte. Der Fall steht mit Logo und Zeitraum im Abschnitt Ergebnisse und Referenzen.

Was heißt eigentlich qualifiziert?

Die Stufe, an der die meisten Trichter unehrlich werden, ist die zweite. Qualifiziert ist ein Wort, das jeder benutzt und kaum jemand definiert. Bei uns heißt es, dass in einem Telefonat nach festem Leitfaden fünf Dinge geklärt sind, und zwar bevor der Betrieb überhaupt einen Namen sieht.

• Papiere. Führerscheinklassen, Gültigkeit, Qualifikationsnachweis, bei Bedarf ADR. Nicht abgefragt, sondern gezeigt.
• Verfügbarkeit. Kündigungsfrist, tatsächlicher frühester Starttermin, laufende Gespräche anderswo. Ein Fahrer, der erst in fünf Monaten kann, ist kein Kandidat für eine Stelle, die seit acht Wochen offen ist.
• Wechselgrund. Warum will er weg, und ist der Grund bei dir anders? Wer wegen Wochenendtouren geht und bei dir Wochenendtouren bekommt, kommt und geht wieder.
• Einsatzprofil. Nah oder fern, Schicht oder Tag, Anhänger oder Sattel, Rampe oder Kran. Hier fällt der größte Teil raus, und zwar zu Recht.
• Erreichbarkeit. Wer im Qualifizierungsgespräch dreimal nicht ans Telefon geht, geht auch beim Disponenten nicht ran.

Von 47 Gesprächen blieben nach diesen fünf Punkten 16 übrig. Das ist keine besonders harte Quote, sondern eine normale. Wenn eine Quote deutlich besser aussieht, lohnt die Rückfrage, woran das liegt. Oft wurde weniger streng geprüft, und die Absprünge verschieben sich nur eine Stufe weiter nach hinten, dorthin, wo sie die Zeit des Betriebs kosten.

Was auf jeder Stufe verloren geht, und warum das gut ist

Die häufigste Fehlreaktion auf einen Trichter ist der Wunsch, ihn breiter zu machen. Mehr Gespräche, mehr Vorstellungen, mehr Auswahl. Das klingt nach mehr Chancen und ist meistens teurer Unsinn, weil jede Stufe eine Aufgabe hat.

• Zwischen Gespräch und Qualifizierung fällt raus, wer keinen gültigen Qualifikationsnachweis hat, wer eine Kündigungsfrist von vier Monaten hat oder wer eigentlich Nahverkehr sucht und bei dir Fernverkehr fahren müsste.
• Zwischen Qualifizierung und Vorstellung fällt raus, wer zwar fahren kann, aber nicht zu deinem Betrieb passt. Ein Fahrer, der bei dir nach acht Wochen wieder geht, ist teurer als einer, den du nie gesehen hast.
• Zwischen Vorstellung und Einstellung entscheidet ihr beide. Manchmal sagt der Betrieb ab, manchmal der Fahrer, und ziemlich oft entscheidet schlicht, wer sich zuerst zurückgemeldet hat.

Ein enger Trichter ist deshalb kein Mangel, sondern Arbeit, die jemand vorher gemacht hat. Die Frage ist nicht, wie viele Leute oben hineingehen, sondern wie viel deiner eigenen Zeit auf halbem Weg verbrannt wird. Bei Vectra hieß das: sieben Termine im Betrieb statt siebenundvierzig, für drei Einstellungen.

Warum kostet das zweite Gespräch mehr als das erste?

Jetzt kommt der Teil, den man nur versteht, wenn man selbst Anzeigen schaltet. Die naheliegende Annahme lautet: doppeltes Budget, doppelt so viele Bewerbungen. Das stimmt nicht, und zwar aus einem strukturellen Grund. Die Menge wechselbereiter CE-Fahrer in deinem Einzugsgebiet ist endlich. Die ersten 500 Euro erreichen die Fahrer, die am leichtesten erreichbar sind. Die nächsten 500 Euro müssen tiefer in dieselbe Gruppe hinein, mit mehr Wiederholungen auf dieselben Personen.

Wir rechnen deshalb mit abnehmendem Grenzertrag, konkret mit der Wurzel des Budgets: Doppeltes Budget bringt etwa das 1,4-Fache, nicht das Doppelte. Auf den Vectra-Monat angewendet heißt das als Modellrechnung, mit dem realen Monat als Anker:

• 500 Euro, der reale Monat: 47 Gespräche, rechnerisch 10,64 Euro je Gespräch.
• 1.000 Euro, gerechnet: rund 66 Gespräche, rechnerisch rund 15 Euro je Gespräch.
• 2.000 Euro, gerechnet: rund 94 Gespräche, rechnerisch rund 21 Euro je Gespräch.

Nur die erste Zeile ist ein gemessener Monat. Die beiden anderen sind daraus mit der Wurzelformel hochgerechnet, also Modellwerte und keine Ergebnisse. Für deinen Betrieb sagen sie nichts vorher. Die praktische Folge ist aber unabhängig vom Modell wichtig: Die Kosten je Gespräch steigen mit dem Budget, immer. Wenn dir jemand für das vierfache Budget den vierfachen Ertrag vorrechnet, rechnet er falsch oder er verkauft dir etwas.

Daraus folgt eine unbequeme, aber nützliche Regel für die Planung. Ein großes Budget ist selten der beste erste Schritt. Sinnvoller ist ein Monat auf kleiner Flamme, um deine eigenen Stufenquoten zu messen, und erst danach die Entscheidung, ob du mehr Geld oder einen größeren Radius brauchst.

Drei Zahlen, die du in deinem Betrieb selbst messen kannst

Für die folgenden Zahlen brauchst du keine Software und keine Agentur. Ein Blatt Papier neben dem Telefon reicht, drei Monate lang.

• Gespräche je Einstellung. Zähl jedes Telefonat mit einem Fahrer, egal wie kurz. Teil am Monatsende durch die Zahl der Unterschriften. Diese eine Zahl sagt dir, wie viel Aufwand eine Besetzung in deinem Gebiet wirklich kostet.
• Rückmeldezeit. Miss die Stunden zwischen der ersten Nachricht eines Fahrers und deinem Rückruf. Nicht deinem Rückrufversuch, sondern dem Gespräch. Erfahrungsgemäß entscheidet diese Zahl mehr Besetzungen als der Stundenlohn.
• Verbleibquote nach sechs Monaten. Von den Fahrern, die vor einem halben Jahr angefangen haben, wie viele fahren noch? Wer diese Zahl nicht kennt, hält womöglich einen Recruiting-Trichter für kaputt, der in Wahrheit funktioniert, während hinten Leute wieder herausfallen.

Wenn du diese drei Zahlen hast, wird jedes Angebot vergleichbar, auch unseres. Ohne sie vergleichst du Versprechen.

Woran die Rechnung im Alltag scheitert

Es gibt drei Stellen, an denen ein rechnerisch sauberer Trichter im echten Betrieb zusammenbricht, und keine davon hat mit der Anzeige zu tun.

Die erste ist die Rückmeldezeit. Ein Fahrer, der abends auf dem Sofa auf eine Anzeige reagiert, ist selten nur bei dir im Gespräch. Wer am übernächsten Werktag zurückruft, redet mit jemandem, der schon woanders zugesagt hat. Kein Budget der Welt gleicht das aus, weil du dann für Gespräche zahlst, die andere führen. Rechne es einmal durch: Wenn von 47 Gesprächen fünf deshalb ins Leere laufen, weil die Antwort zu spät kam, hast du im Vectra-Beispiel rund 53 Euro Werbebudget für nichts ausgegeben, und, viel teurer, du hast eine Stufenquote verschlechtert, die du danach dem falschen Kanal anlastest.

Die zweite ist die Lücke zwischen Anzeige und Wirklichkeit. Wenn im Text steht, dass jedes Wochenende frei ist, und der Fahrer im dritten Gespräch merkt, dass zweimal im Monat Samstagstouren dazugehören, verlierst du ihn nicht wegen der Samstage. Du verlierst ihn, weil er jetzt weiß, dass er dir nicht glauben kann.

Die dritte ist der leere Sitz selbst. Solange eine Stelle offen ist, kostet sie jeden Tag Geld, und diese Kosten sind fast immer größer als jedes Werbebudget, über das gerade diskutiert wird. Die ganze Rechnung dazu steht im Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich. Wie viel dich eine offene Stelle im Monat kostet, zeigt dir unser Kosten-Rechner.

Was heißt das jetzt für dein Budget?

Der Markt macht die Rechnung nicht leichter. Nach Zahlen des Bundesverbands Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung gehen in Deutschland jedes Jahr 30.000 bis 35.000 Berufskraftfahrer in Rente, während nur 15.000 bis 20.000 nachkommen. Der Trichter wird also nicht breiter, wenn du wartest. Warum der Markt so eng geworden ist, steht im Artikel Fahrermangel 2026.

Praktisch heißt das dreierlei. Rechne nicht mit Bewerbungen, sondern mit Gesprächen, denn nur die kosten dich Zeit. Rechne damit, dass die letzte Stufe die teuerste ist, weil dort deine eigenen Leute gebunden sind. Und rechne den leeren Sitz gegen, bevor du über das Werbebudget streitest.

Wenn du wissen willst, welche Preismodelle es für Fahrer-Recruiting gibt und was sie in der Praxis bedeuten, steht das im Leitfaden Was kostet Fahrer-Recruiting. Und wenn du deine eigenen Stufenquoten aus den letzten drei Monaten schon kennst, bring sie mit. Dann wird aus einem Gespräch über Budgets ein Gespräch über Zahlen, und das ist für beide Seiten das kürzere.

Ein letzter Hinweis zur Einordnung, weil er zur Ehrlichkeit dazugehört: Alle Zahlen in diesem Artikel stammen aus einem einzigen Kampagnenmonat bei einem einzigen Betrieb. Sie sind belegt, aber sie sind kein Durchschnitt der Branche, und sie sind keine Zusage für deinen Betrieb. Wir veröffentlichen sie trotzdem, weil ein nachrechenbarer Einzelfall mehr wert ist als eine runde Zahl ohne Herkunft.