Rumänische LKW-Fahrer legal einstellen: der Leitfaden für Speditionen

Der osteuropäische Fahrer-Pool ist für viele Speditionen die Rettung. Trotzdem zögern manche, weil sie rechtliche Hürden oder Sprachprobleme fürchten. Beides ist gut lösbar. Hier die wichtigsten Punkte.

Vorab ein Hinweis: Dieser Text ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er beschreibt den üblichen Ablauf, damit du weißt, worauf du achten musst und welche Fragen du deinem Steuerberater oder deiner Lohnbuchhaltung stellen solltest.

Dürfen rumänische Fahrer in Deutschland fahren?

Ja. Rumänien ist EU-Mitglied, rumänische Staatsbürger genießen volle Arbeitnehmerfreizügigkeit. Das heißt konkret: Du brauchst keine Arbeitserlaubnis, und der rumänische EU-Führerschein der Klasse CE gilt in Deutschland sofort und ohne Umschreibung.

Auch eine Aufenthaltserlaubnis ist nicht nötig. EU-Bürger dürfen sich in Deutschland aufhalten und arbeiten. Was bleibt, sind ganz normale Arbeitgeberpflichten, die du bei einem deutschen Fahrer genauso hast, plus ein paar Punkte, die durch den Wohnsitzwechsel dazukommen.

Was du trotzdem prüfen solltest

• Gültigkeit von Führerschein und Modul 95 (Berufskraftfahrerqualifikation).
• Fahrpraxis und Erfahrung mit dem Fahrzeugtyp, den du einsetzt.
• Verfügbarkeit und Wohnsituation, gerade wenn ein Umzug nötig ist.
• Sprachniveau für Sicherheit, Disposition und Kundenkontakt.

Beim Modul 95 lohnt ein genauer Blick. Der Nachweis der Berufskraftfahrerqualifikation kann als Schlüsselzahl 95 im Führerschein eingetragen sein oder als separate Fahrerqualifizierungskarte vorliegen. Beides gilt EU-weit, also auch eine in Rumänien ausgestellte Karte. Wichtig ist nur das Ablaufdatum, denn die Weiterbildung muss regelmäßig aufgefrischt werden. Lass dir den Nachweis vor der Zusage zeigen, nicht am ersten Arbeitstag.

Die Sprachfrage ehrlich betrachtet

Viele rumänische Fahrer sprechen solides Deutsch oder lernen es schnell. Entscheidend ist, das Niveau vorab zu klären und zum Einsatz passend auszuwählen. Ein Fahrer im Fernverkehr braucht anderes Deutsch als einer mit viel Kundenkontakt. Die erste Ansprache in der Muttersprache schafft dabei das Vertrauen, das eine deutsche Anzeige nie erreicht.

Praktisch heißt das: Stell im Vorgespräch konkrete Situationen. Wie erklärt er dem Disponenten am Telefon, dass die Rampe belegt ist. Was sagt er der Polizei bei einer Kontrolle. Wie liest er einen Lieferschein. Das bringt mehr als jede Selbsteinschätzung nach dem Muster gutes Deutsch in Wort und Schrift.

Und plane die ersten Wochen anders. Ein Fahrer, der die Sprache noch lernt, braucht Tourenpapiere, die eindeutig sind, und einen festen Ansprechpartner, der bei Rückfragen Geduld hat. Wer das einplant, verliert deutlich weniger Fahrer in der Probezeit.

Anstellung in Deutschland oder Entsendung? Der wichtigste Unterschied

Bevor es um einzelne Formulare geht, musst du eine Sache klären: Stellst du den Fahrer direkt bei deiner deutschen Spedition an, oder arbeitet er weiter für einen ausländischen Arbeitgeber und wird nach Deutschland entsandt? Das sind zwei völlig verschiedene Konstellationen mit unterschiedlichen Pflichten.

• Direkte Anstellung: Der Fahrer bekommt einen deutschen Arbeitsvertrag, ist in Deutschland sozialversichert und wird hier lohnversteuert. Das ist der Weg, den die meisten Speditionen gehen, und der einfachere von beiden.
• Entsendung: Ein ausländisches Unternehmen setzt eigenes Personal in Deutschland ein. Dann greifen zusätzliche Melde- und Dokumentationspflichten gegenüber der Zollverwaltung, die den ausländischen Arbeitgeber treffen.
• Mischformen und Personalgestellungen sind heikel. Wenn dir jemand ein Modell anbietet, das ungewöhnlich günstig klingt, lass es vorher von deinem Steuerberater oder einem Fachanwalt prüfen.

Alles Weitere in diesem Artikel bezieht sich auf die direkte Anstellung in deiner deutschen Spedition.

Die A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung ist kein Aufenthaltspapier, sondern der Nachweis darüber, in welchem Land ein Arbeitnehmer sozialversichert ist. Sie ist innerhalb der EU dafür da, Doppelversicherung zu vermeiden und bei Kontrollen im Ausland belegen zu können, welches Sozialversicherungsrecht gilt.

Für dich als Spedition ist sie relevant, sobald ein Fahrer über die deutsche Grenze fährt. Ein Fahrer, der bei dir angestellt und in Deutschland sozialversichert ist, aber regelmäßig in Frankreich, Österreich oder Polen unterwegs ist, sollte den Nachweis in der Regel dabeihaben. Kontrollen im EU-Ausland fragen die A1 durchaus ab.

• Beantragt wird sie in der Regel über die Krankenkasse des Fahrers, bei privat Versicherten über eine andere zuständige Stelle. Die Lohnbuchhaltung macht das üblicherweise mit.
• Für Fahrer, die dauerhaft in mehreren EU-Staaten unterwegs sind, gibt es die Variante für Mehrfachbeschäftigung, die für einen längeren Zeitraum ausgestellt wird. Das ist der Normalfall im internationalen Verkehr.
• Der Fahrer sollte die Bescheinigung im Fahrzeug mitführen, digital oder auf Papier, so wie er auch seine Fahrerkarte dabeihat.
• Läuft sie ab, muss rechtzeitig neu beantragt werden. Setz dir das als Wiedervorlage, nicht als Erinnerung im Kopf.

Wie die A1 in deinem konkreten Fall auszusehen hat, hängt von der Einsatzstruktur ab. Kläre das im Zweifel mit deinem Steuerberater oder direkt mit der Krankenkasse, bevor der Fahrer die erste Auslandstour fährt.

Meldepflichten, an die viele nicht denken

Im Speditions-, Transport- und dem damit verbundenen Logistikgewerbe gelten strengere Meldepflichten als in anderen Branchen. Das ist unabhängig von der Staatsangehörigkeit und betrifft deutsche wie rumänische Fahrer gleichermaßen. Die Kontrollen führt in der Regel die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls durch.

• Sofortmeldung: In diesen Branchen musst du eine neue Beschäftigung spätestens bei Aufnahme der Tätigkeit an die Sozialversicherung melden, nicht erst mit der nächsten Lohnabrechnung.
• Mitführungspflicht: Deine Fahrer müssen bei der Arbeit ein gültiges Ausweisdokument dabeihaben, also Personalausweis oder Reisepass. Bei rumänischen Fahrern ist das der rumänische Personalausweis.
• Arbeitszeitaufzeichnung: In den vom Mindestlohngesetz besonders erfassten Branchen, zu denen das Transportgewerbe gehört, gelten erweiterte Aufzeichnungspflichten zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Hinweispflicht im Betrieb: Informiere deine Fahrer aktiv über die Mitführungspflicht. Bei einer Kontrolle bringt es nichts, wenn nur du davon wusstest.

Diese Punkte kosten dich wenig Aufwand, wenn sie einmal im Prozess verankert sind. Teuer werden sie nur, wenn sie bei einer Kontrolle auffallen. Sprich einmal mit deiner Lohnbuchhaltung durch, ob die Sofortmeldung bei euch sauber automatisiert läuft.

Mindestlohn und Bezahlung

Wer in Deutschland angestellt ist, hat Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Das gilt unabhängig von der Staatsangehörigkeit. Einen rumänischen Fahrer für weniger zu beschäftigen als einen deutschen ist nicht zulässig, und Konstruktionen, die das umgehen sollen, fallen bei Zollkontrollen regelmäßig auf.

In der Praxis ist der Mindestlohn bei CE-Fahrern selten das Thema, weil die Löhne ohnehin deutlich darüber liegen. Achtung ist eher bei den Nebenrechnungen geboten.

• Spesen und Auslösen sind steuerlich anders zu behandeln als Lohn. Sie zählen in der Regel nicht als Bestandteil des Mindestlohns.
• Wenn du eine Unterkunft stellst, kläre vorher, wie sie lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich zu bewerten ist. Hier machen viele Betriebe Fehler.
• Die Höhe des gesetzlichen Mindestlohns ändert sich regelmäßig. Den aktuell gültigen Wert findest du bei der Zollverwaltung oder beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
• Bei Fahrten ins EU-Ausland können dort geltende Entlohnungsregeln greifen. Wenn du regelmäßig international fährst, lass dir das einmal fachlich durchrechnen.

Ein ehrlicher Hinweis: Wer rumänische Fahrer sucht, weil sie billiger sein sollen, wird enttäuscht und bekommt zusätzlich ein Fluktuationsproblem. Erfahrene CE-Fahrer kennen den deutschen Markt und die üblichen Löhne. Sie kommen wegen der Bedingungen, nicht weil sie sich unter Wert verkaufen wollen.

Anmeldung und Ankommen in Deutschland

Der Teil, an dem die meisten Einstellungen wackeln, ist nicht der Vertrag, sondern der Alltag danach. Ein Fahrer, der in einer fremden Stadt ankommt, ohne Wohnung, ohne Bankkonto und ohne jemanden, der ihm die Formulare erklärt, ist nach sechs Wochen wieder weg. Das kostet dich mehr als die Suche.

• Wohnsitzanmeldung: Wer in Deutschland eine Wohnung bezieht, muss sich in der Regel innerhalb von zwei Wochen beim Einwohnermeldeamt anmelden. Dafür wird eine Wohnungsgeberbestätigung gebraucht. Stellst du die Unterkunft, bist du der Wohnungsgeber und musst sie ausstellen.
• Steuer-Identifikationsnummer: Sie wird nach der Anmeldung in der Regel automatisch zugeschickt. Ohne sie rechnet die Lohnbuchhaltung nach der ungünstigsten Steuerklasse ab, was beim ersten Gehalt für böse Überraschungen sorgt.
• Krankenversicherung: Der Fahrer muss sich bei einer gesetzlichen Krankenkasse anmelden. Sie vergibt auch die Sozialversicherungsnummer und stellt später die A1-Bescheinigung aus.
• Bankkonto: Ohne deutsches Konto wird die Lohnzahlung umständlich. Ein Termin bei einer Filiale in der ersten Woche ist gut investierte Zeit.
• Praktisches: Handyvertrag, Fahrkarte, Arzt in der Nähe, Einkaufsmöglichkeit. Klingt nebensächlich, entscheidet aber oft darüber, ob jemand bleibt.

Der beste Hebel ist ein Kollege, der dieselbe Sprache spricht und schon länger da ist. Wenn du bereits einen rumänischen Fahrer im Betrieb hast, gib ihm für die ersten Wochen ein paar Stunden Zeit dafür frei. Das ist die günstigste Bindungsmaßnahme, die es gibt.

So läuft die Einstellung sauber ab

• Ansprache auf Rumänisch, damit sich der Fahrer überhaupt meldet.
• Vorqualifizierung im persönlichen Gespräch, oft in der Muttersprache.
• Übergabe eines geprüften Profils mit allen relevanten Daten an dich.
• Unterstützung bei Anmeldung, Papieren und Ankommen, damit der Fahrer bleibt.

Rumänische CE-Fahrer einzustellen ist rechtlich unkompliziert und für viele Speditionen der Unterschied zwischen leerem und rollendem LKW. Wichtig ist die richtige Ansprache und eine saubere Vorqualifizierung. Warum der deutsche Pool allein nicht mehr reicht, steht mit allen Zahlen im Artikel Fahrermangel 2026. Welche weiteren Wege du parallel fahren kannst, findest du im Artikel LKW-Fahrer finden: 7 Wege.

Fahrerpilot übernimmt genau den Teil, der zwischen dir und dem Fahrer steht: die Anzeige auf Rumänisch, das Vorgespräch in der Muttersprache und ein geprüftes Profil, bei dem Führerschein, Modul 95, Erfahrung und Verfügbarkeit bereits geklärt sind. Was du danach mit deinem Steuerberater und deiner Lohnbuchhaltung abstimmst, ist normale Arbeitgeberroutine.