LKW-Fahrer aus Drittstaaten einstellen: Warum es Monate dauert, während der EU-Fahrer sofort fährt

Du hast zwei Kandidaten auf dem Tisch. Der eine kommt aus Rumänien, hat seinen CE-Führerschein und die Schlüsselzahl 95 seit drei Jahren. Der andere kommt aus Usbekistan, fährt seit zwölf Jahren Sattelzug, hat aber noch nie einen deutschen oder europäischen Führerschein in der Hand gehabt. Fahrerisch traust du beiden den Job zu.

Trotzdem sitzt in ein paar Wochen nur einer von beiden bei dir im Fahrerhaus, und das liegt nicht am Können.

Ein Fahrer aus Rumänien darf ab Vertragsunterschrift sofort für dich fahren, weil EU-Bürger keine Arbeitserlaubnis brauchen. Ein Fahrer aus einem Drittstaat braucht dagegen ein Visum, die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und oft noch die Berufskraftfahrerqualifikation, macht in der Praxis mehrere Monate bis zum ersten Arbeitstag, in ungünstigen Fällen über ein Jahr.

Das heißt nicht, dass der eine Weg gut und der andere schlecht ist. Es heißt, dass du beide Kandidaten nicht in dieselbe Planung stecken darfst. Wer einen Fahrer aus einem Drittstaat wie eine kurzfristige Besetzung behandelt, wird enttäuscht. Wer ihn wie einen Baustein für den Bedarf in einem Jahr behandelt, kann mit demselben Kandidaten gut fahren.

Warum kann ein rumänischer Fahrer sofort anfangen, ein Fahrer aus Usbekistan nicht?

Der Unterschied liegt nicht am Fahrer, sondern am Pass. Rumänien ist seit 2007 EU-Mitglied, seit 2014 gilt für rumänische Staatsangehörige die volle Arbeitnehmerfreizügigkeit in Deutschland. Das heißt: kein Visum, keine Arbeitserlaubnis, keine Vorabprüfung durch eine Behörde. Ein rumänischer Fahrer meldet sich in Deutschland an, so wie es jeder deutsche Fahrer auch tun müsste, und kann ab dem vereinbarten Starttermin fahren. Details zu Anmeldung, Mindestlohn und A1-Bescheinigung stehen im Leitfaden Rumänische LKW-Fahrer legal einstellen.

Ein Fahrer aus einem Drittstaat, also aus einem Land außerhalb der EU und des EWR, braucht dagegen eine Erlaubnis, um in Deutschland zu arbeiten. Das ist unabhängig davon, wie gut er fährt oder wie dringend du ihn brauchst. Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag liegt ein Verwaltungsverfahren, das mehrere Stellen durchläuft, bevor überhaupt eine Einreise möglich ist.

Weg eins: Der Fahrer hat schon eine anerkannte Qualifikation oder einen EU-Führerschein

Bringt ein Kandidat bereits eine anerkannte Berufsausbildung als Berufskraftfahrer oder eine EU-Fahrerlaubnis mit, greift die Fachkräfteregelung nach § 18a Aufenthaltsgesetz. Auf Antrag des Arbeitgebers läuft dazu ein beschleunigtes Fachkräfteverfahren, das die Behördenschritte parallelisiert, statt sie nacheinander abzuarbeiten. Das verkürzt das Verfahren spürbar, ersetzt aber nicht den Termin bei der Auslandsvertretung, dazu gleich mehr.

In der Praxis ist dieser Weg seltener, weil eine im Ausland erworbene Berufskraftfahrerqualifikation, die formal als gleichwertig anerkannt wird, nicht die Regel ist. Häufiger ist der Fall, dass ein Fahrer zwar einen ausländischen Lkw-Führerschein und jahrelange Praxis hat, die europäische Berufskraftfahrerqualifikation aber komplett fehlt. Für diese, deutlich größere Gruppe ist der zweite Weg gemacht.

Weg zwei: Der Fahrer hat Fahrpraxis, aber keine formale Berufsausbildung

Dieser Weg ist in der Praxis der häufigere, weil viele erfahrene Fahrer aus Drittstaaten nie eine formale Ausbildung zum Berufskraftfahrer durchlaufen haben, sondern das Fahren im Betrieb gelernt haben. Für sie gibt es eine eigene Vorschrift: § 24a der Beschäftigungsverordnung erlaubt es, auch Fahrer ohne formale Ausbildung einzustellen, wenn die Bundesagentur für Arbeit zustimmt.

Die Bundesagentur prüft dabei nicht, ob zuerst ein deutscher Bewerber infrage käme, sondern nur, ob Arbeitszeit und Bezahlung den ortsüblichen Bedingungen entsprechen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Betrieb im Arbeitsvertrag, dem Fahrer innerhalb von 15 Monaten zur deutschen Fahrerlaubnis und zur Berufskraftfahrerqualifikation zu verhelfen. Für die Einreise selbst braucht der Fahrer außerdem in aller Regel Deutschkenntnisse auf dem Niveau B1. Für dich heißt das: Du stellst nicht einen fertigen Fahrer ein, sondern übernimmst einen Teil der Ausbildung, ähnlich wie bei einem einheimischen Quereinsteiger, nur mit einem Fahrer, der schon jahrelange Praxis mitbringt.

Wo findest du überhaupt einen Kandidaten aus einem Drittstaat?

Der zweite Unterschied zum rumänischen Pool zeigt sich schon vor dem Verfahren: Woher bekommst du den Kontakt überhaupt? Der deutsche und der rumänische Arbeitsmarkt sind über Jobportale, Netzwerke und gezielte Kampagnen gut erschlossen. Für Drittstaaten fehlt diese Infrastruktur größtenteils, es gibt keine vergleichbare Dichte an Bewerbern, die von sich aus eine deutsche Stellenanzeige finden.

In der Praxis laufen die meisten Kontakte über drei Kanäle: die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit, die im Rahmen zwischenstaatlicher Vermittlungsabsprachen Kandidaten vorschlägt, spezialisierte private Personalvermittlungen mit eigenem Netzwerk im Zielland, oder direkte Kontakte über Fahrschulen und Berufsverbände vor Ort. Keiner dieser Wege ersetzt das Verfahren selbst, sie verkürzen nur die Suche nach einem passenden Kandidaten.

Arbeitest du mit einer privaten Vermittlung, lohnt sich derselbe Blick in den Vertrag wie bei jeder Personalvermittlung: Wer trägt die Kosten für Übersetzung, Sprachkurs und Anreise, und was passiert, wenn der Fahrer die Prüfung nach der Einreise nicht besteht? Das sind Fragen für den Vertrag vorab, nicht für eine mündliche Zusage im Nachhinein.

Wie lange dauert die Einstellung eines Fahrers aus einem Drittstaat wirklich?

Eine feste Zahl gibt es nicht, weil sie von Herkunftsland, Auslastung der zuständigen Stellen und dem individuellen Fall abhängt. Realistisch sind mehrere Monate zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag, und das ist bereits der günstige Fall. Läuft ein Schritt nicht glatt, etwa weil Unterlagen fehlen oder ein Termin ausfällt, wird daraus schnell deutlich mehr.

Die Bundesagentur für Arbeit ist dabei fast nie der langsamste Schritt. Der Bundestagsabgeordnete Henning Rehbaum hat das gegenüber dem Fachportal trans.info klar benannt: Viele Bewerber quälen sich monatelang durch die Termine bei deutschen Botschaften und Konsulaten, nicht durch die Zustimmung der Behörde im Inland.

Wie stark das schwankt, hängt stark vom Herkunftsland ab. In manchen Ländern gibt es mehrere deutsche Auslandsvertretungen, in anderen nur eine einzige für das ganze Staatsgebiet, bei entsprechend höherem Andrang auf jeden einzelnen Termin. Bevor du dich auf einen bestimmten Zeitrahmen festlegst, lohnt sich deshalb eine kurze Nachfrage direkt bei der zuständigen Auslandsvertretung oder bei einer Vermittlung mit Erfahrung in genau diesem Land, statt eine pauschale Zahl aus dem Netz zu übernehmen.

Der eigentliche Flaschenhals sitzt nicht bei dir, sondern in der Botschaft

Das ist der Punkt, an dem sich viele Speditionen verschätzen. Sie rechnen mit einem Kontingent, das ausgeschöpft sein könnte, oder mit einer strengen Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit. Beides ist nicht das eigentliche Nadelöhr. Das Nadelöhr ist der freie Termin bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Herkunftsland, und davon gibt es in vielen Ländern schlicht zu wenige für die Nachfrage.

Der Grund dafür ist selten böser Wille, sondern schlichte Kapazität. Eine deutsche Botschaft oder ein Konsulat bearbeitet nicht nur Arbeitsvisa für Berufskraftfahrer, sondern alle Visumkategorien eines ganzen Landes, oft mit derselben kleinen Zahl an Mitarbeitenden. Steigt die Nachfrage branchenübergreifend, verlängert sich die Wartezeit für jeden Antragsteller, unabhängig davon, wie gut seine Unterlagen sind. Das lässt sich von deiner Seite aus kaum beschleunigen, nur einplanen.

• Terminvergabe bei der Botschaft oder dem Konsulat vor Ort, oft der größte Zeitfresser im ganzen Verfahren
• Nachweis und gegebenenfalls Übersetzung der ausländischen Führerscheine und der bisherigen Berufserfahrung
• Zustimmungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit zu den Beschäftigungsbedingungen
• Sprachnachweis auf Niveau B1, falls noch nicht vorhanden, inklusive der Zeit für den Kurs
• Anmeldung, Wohnsitznahme und die ersten Schritte zur deutschen Fahrerlaubnis nach der Einreise

Was die Wartezeit deinen leeren Sitz kostet: eine Beispielrechnung

Diese Wartezeit ist nicht kostenlos, auch wenn dafür keine Rechnung kommt. Im Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich steht die Rechnung für eine leere Zugmaschine: Bei 15.000 Euro Umsatz und rund 60 Prozent variablen Kosten bleiben etwa 6.000 Euro Deckungsbeitrag pro Fahrzeug und Monat übrig, die dir fehlen, solange der Sitz leer bleibt.

Übertrag das auf die zwei Kandidaten von oben. Der rumänische Fahrer sitzt, sobald Anmeldung und Einarbeitung erledigt sind, in aller Regel innerhalb weniger Wochen im Fahrzeug. Beim Fahrer aus Usbekistan können zwischen Zusage und erstem Arbeitstag sechs Monate liegen, manchmal mehr. Sechs Monate mal 6.000 Euro sind 36.000 Euro entgangener Deckungsbeitrag, bevor der Fahrer überhaupt eine einzige Tour gefahren ist. Das ist eine Beispielrechnung, keine Zusage: Deine tatsächliche Wartezeit hängt vom Einzelfall ab, und dein Deckungsbeitrag pro Fahrzeug kann höher oder niedriger liegen.

Der Weg über einen Drittstaat ist kein schneller Ersatz für eine akute Vakanz. Er ist ein Vorlauf für einen Bedarf, den du schon heute für in einem halben Jahr siehst.

Was verlängert die Wartezeit unnötig?

Ein Teil der Wartezeit ist unvermeidbar, weil er an fremden Kapazitäten hängt. Ein anderer Teil entsteht dagegen durch dieselben vermeidbaren Fehler, die immer wieder vorkommen, und die du selbst in der Hand hast.

• Der Sprachkurs für das Niveau B1 startet erst nach der Visumszusage, statt parallel zum Verfahren zu laufen.
• Die Bewerbungsunterlagen für den Botschaftstermin sind unvollständig, und der nächste freie Termin liegt Wochen später.
• Die 15-Monats-Frist für die deutsche Fahrerlaubnis wird erst nach der Einreise geplant, nicht schon im Arbeitsvertrag festgehalten.
• Es gibt keinen Plan für die Wartemonate, obwohl der Sitz in dieser Zeit nachweislich leer bleibt.

Jeder dieser vier Punkte kostet dich Wochen, manchmal Monate, und keiner davon liegt an einer Behörde. Ein Arbeitsvertrag, der die Fristen und Zuständigkeiten von Anfang an konkret benennt, wer meldet was bis wann, verhindert die Hälfte davon, bevor das eigentliche Verfahren überhaupt beginnt.

Wann sich der Weg über einen Drittstaat trotzdem lohnt

Fahrerpilot arbeitet mit dem deutschen und dem rumänischen Pool, weil beide sofort verfügbar sind, sobald ein passender Kandidat gefunden ist. Der Weg über einen Drittstaat ist trotzdem kein schlechter Weg, nur ein anderer: Er lohnt sich, wenn der europäische Markt in deiner Region bereits ausgeschöpft ist, wenn du langfristig planst und wenn du die Wartezeit personell überbrücken kannst. Eine Übersicht, wie sich die verschiedenen Wege insgesamt schlagen, steht im Vergleich der vier Wege.

Wichtig ist vor allem, die Entscheidung nicht am vermuteten Kontingent oder an der Bundesagentur für Arbeit festzumachen, sondern am Botschaftstermin. Wer früh anfragt, sobald ein Bedarf absehbar ist, sitzt am Ende des Verfahrens tatsächlich vorn, egal wie viele Kandidaten parallel im Verfahren sind.

Konkret lohnt sich der Weg vor allem in drei Situationen: Wenn du mehrere Stellen gleichzeitig besetzen musst und der regionale Markt für den deutschen und den rumänischen Pool bereits ausgeschöpft ist, wenn du saisonal planbaren Mehrbedarf hast, der ohnehin erst in einigen Monaten beginnt, oder wenn du langfristig einen zweiten oder dritten Beschaffungsweg neben deinen bestehenden Kanälen aufbauen willst, damit du beim nächsten Engpass nicht bei null anfängst.

Für die akute Lücke, die du in diesem Monat schließen musst, bleibt der europäische Pool der schnellere Weg. Für die Lücke, die du in einem Jahr kommen siehst, kann der Blick über die EU hinaus der richtige sein, solange du die Wartezeit von Anfang an einplanst und nicht erst merkst, wenn der Sitz schon leer ist.

Der Unterschied zwischen den beiden Kandidaten vom Anfang ist am Ende keine Frage der Eignung, sondern der Zeitachse. Beide können gute Fahrer werden. Nur einer davon kann es ab nächstem Monat, der andere frühestens in einem halben Jahr. Wer diesen Unterschied kennt, bevor er die Zusage gibt, plant realistisch statt hinterher enttäuscht zu sein.