Mitarbeiter werben Mitarbeiter in der Spedition: Prämie, Steuer und der Fehler mit der Firmen-Mail

Dein Disponent fragt jeden Montag in der Fahrerbesprechung: Kennt jemand einen guten CE-Fahrer? Es meldet sich keiner. Nicht, weil keiner jemanden kennt. Sondern weil es nichts kostet zu schweigen, und weil der letzte Kollege, den einer von euch mitgebracht hat, nach sechs Wochen wieder weg war. Seitdem hat niemand mehr Lust.

Ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm ist die Antwort auf genau diese Lage. Es löst kein Problem von allein, aber es ist für eine Spedition der günstigste Kanal, den es gibt. Dieser Artikel zeigt, wie du es so aufsetzt, dass die Prämie steuerlich sauber läuft, dass der Betriebsrat nicht blockiert und dass auch Fahrer mitmachen, die nie eine Firmen-Mail gesehen haben.

Ein Empfehlungsprogramm für Fahrer besteht aus vier Teilen: einer festen Prämie, die in Stufen ausgezahlt wird, zum Beispiel nach der Probezeit und nach einer weiteren Frist, einer sauberen Abrechnung als Arbeitslohn über die Lohnbuchhaltung, einem einfachen Kanal ohne Firmen-E-Mail wie Telefon oder Aushang, und einer Rückmeldung an den Empfehlenden nach jeder Empfehlung, auch bei einer Absage.

Warum lohnt sich ein Empfehlungsprogramm für eine Spedition?

Ein Fahrer, der einen Bekannten empfiehlt, setzt seinen eigenen Ruf aufs Spiel. Er empfiehlt deshalb selten jemanden, den er für unzuverlässig hält. Der Bewerber kennt dazu jemanden im Betrieb und hat schon ein ehrlicheres Bild von den Touren, dem Fuhrpark und dem Ton im Haus als jemand, der nur eine Anzeige gelesen hat. Das senkt die Gefahr der Fehlbesetzung, die in der Spedition teurer ist als eine Stelle, die zwei Wochen länger offen bleibt. Was Fehlbesetzungen kosten, steht im Artikel Fahrerfluktuation senken.

Dazu kommt das Geld. Eine Anzeige oder eine Agentur kostet auch dann, wenn niemand kommt. Eine Empfehlungsprämie zahlst du erst, wenn ein Fahrer wirklich bei dir sitzt. Der Fixkostenblock ist null.

Die Grenze solltest du kennen: Ein Empfehlungsprogramm liefert unregelmäßig und wenig. Bei einem kleinen Fuhrpark kommen Empfehlungen nur gelegentlich, und du kannst sie nicht herbeirufen. Es ersetzt keinen planbaren Zulauf. Wie es sich in die anderen Wege einordnet, zeigt der Artikel LKW-Fahrer finden: 7 Wege für Speditionen.

Wie hoch sollte die Prämie sein?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, und wer dir eine nennt, hat sie nicht für deinen Betrieb gerechnet. Brauchbar ist ein Rahmen, der sich aus deinen eigenen Kosten ergibt. Die Prämie muss deutlich unter dem liegen, was dich ein offener Platz kostet, und sie muss hoch genug sein, dass ein Fahrer den Aufwand eines Anrufs auf sich nimmt.

Eine Beispielrechnung, keine Marktzahl und kein Kundenwert. Angenommen, du setzt die Prämie auf 1.000 € brutto an, ausgezahlt in zwei Raten zu je 500 €. Dazu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, den wir hier grob mit einem Fünftel ansetzen. Das macht rund 1.200 € Gesamtkosten pro erfolgreicher Empfehlung. Wenn ein Standtag deines LKW dich angenommen 400 € kostet, sind das drei Tage. Steht der LKW länger als drei Tage leer, weil die Stelle ohne Empfehlung offen bleibt, hat sich die Prämie gerechnet. Deinen eigenen Standtag-Wert findest du mit der Rechnung im Artikel Was kostet ein unbesetzter LKW wirklich.

Bei der Höhe gilt: lieber einmal ordentlich als dreimal knapp. Eine Prämie von 100 €, die nach drei Monaten kommt, wirkt nicht als Anreiz, sondern als Beleidigung. Und unterschiedlich hohe Prämien je nach Sympathie sind der schnellste Weg zu Streit im Fahrerzimmer. Eine Zahl, schriftlich, für alle gleich.

Wann zahlst du die Prämie aus?

Der häufigste Fehler ist die Auszahlung bei Vertragsunterschrift. Dann bezahlst du auch Fahrer, die nach vier Wochen wieder gehen. Besser ist eine Staffelung. Die Eckpunkte, die sich bewährt haben:

• Erste Rate nach bestandener Probezeit des neuen Fahrers, nicht vorher. So belohnst du nur Empfehlungen, die den Praxistest überstanden haben.
• Zweite Rate nach einer weiteren festen Frist, zum Beispiel sechs Monate nach Eintritt. Der Werbende hat dann einen Grund, seinem Bekannten in der Anfangszeit zu helfen.
• Schriftliche Regel, wer anspruchsberechtigt ist. Disponenten und Geschäftsführung, die ohnehin einstellen, gehören nicht dazu, sonst wird aus dem Programm ein Bonus für die ohnehin laufende Arbeit.
• Eine Klausel, was gilt, wenn der Empfehlende selbst vor der Auszahlung geht. Einfach und fair ist: Wer nicht mehr im Betrieb ist, bekommt die offene Rate nicht.
• Ein fester Stichtag für die Eintragung der Empfehlung. Meldet ein Fahrer erst nach dem Vorstellungsgespräch, dass er den Bewerber ja kenne, gibt es Streit darüber, wer wen wann geworben hat.

Eine Regel solltest du außerdem festlegen: Empfiehlt ein Fahrer jemanden, der bei einem anderen Spediteur fest angestellt ist, ist der Fall rechtlich nicht automatisch sauber. Wer hier unvorsichtig ist, holt sich eine Abmahnung ins Haus. Was erlaubt ist und wo es kritisch wird, steht im Artikel Fahrer der Konkurrenz abwerben.

Ist die Empfehlungsprämie steuerpflichtig?

Ja, in aller Regel. Eine Geldprämie, die ein Beschäftigter von seinem Arbeitgeber bekommt, ist Arbeitslohn. Sie unterliegt der Lohnsteuer und der Sozialversicherung und gehört in die Entgeltabrechnung. Steuerlich ist sie ein sonstiger Bezug, sozialversicherungsrechtlich eine Einmalzahlung. Das heißt für dich: Der Fahrer bekommt netto weniger, als die Zahl auf dem Aushang verspricht, und du zahlst den Arbeitgeberanteil obendrauf. Wer das verschweigt, bekommt im Monat der Auszahlung Ärger.

Deshalb gehört in die Programmregeln ein Satz, der das offen sagt: Die Prämie ist ein Bruttobetrag. Ein Fahrer, der mit 1.000 € rechnet und 640 € überwiesen bekommt, empfiehlt nie wieder jemanden.

Es gibt einen legalen Teilweg. Nach dem Einkommensteuergesetz (§ 8 Absatz 2 Satz 11) bleiben Sachbezüge außer Ansatz, wenn sie insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag: Wer auch nur einen Cent darüber liegt, versteuert den ganzen Betrag. Außerdem teilt sich die Grenze mit allen anderen Sachbezügen desselben Monats, also dem Tankgutschein, der schon läuft. Für eine Danke-Prämie zusätzlich zur eigentlichen Zahlung kann das passen. Als Ersatz für die Hauptprämie taugt es nicht. Ob dein Gutschein die Voraussetzungen des Sachbezugs erfüllt, klärt dein Steuerberater, nicht dieser Artikel.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Wenn ihr einen habt, ja, ihn einzubinden ist Pflicht. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 Absatz 1 Nummer 10) hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung, insbesondere bei der Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen. Ein Programm, das nach festen Regeln Prämien an eine ganze Belegschaft verteilt, ist genau so ein Fall. Das Mitbestimmungsrecht gilt nur, soweit nicht ein Gesetz oder ein Tarifvertrag die Sache schon regelt.

Viele Speditionen mit fünf bis hundert LKW haben gar keinen Betriebsrat. Dann entscheidest du die Regeln allein. Schreib sie trotzdem auf: eine Seite, die jeder Fahrer bekommt. Mündliche Zusagen sind die häufigste Quelle für Streit um die Prämie, und als Arbeitgeber trägst du das Risiko, wenn nicht klar ist, was versprochen wurde.

Ein Punkt, den man leicht übersieht: Wenn ein Fahrer dir den Namen und die Telefonnummer eines Bekannten gibt, verarbeitest du Daten einer Person, die davon nichts weiß. Lass den Empfehlenden den Bekannten vorher fragen, nutze die Daten nur für diese eine Bewerbung und lösche sie, wenn aus der Sache nichts wird. Das ist im Alltag ein Satz im Programmblatt und ein sauberes Vorgehen am Telefon.

Wie erreichst du Fahrer, die nie eine Firmen-E-Mail benutzen?

Hier scheitert die Mehrzahl der Programme, und zwar leise. Die gängigen Anleitungen für Empfehlungsprogramme sind für Büros geschrieben. Sie sagen: Kommuniziere das Programm über Intranet, Newsletter und Mitarbeitergespräche. Ein Fahrer, der um vier Uhr morgens aus dem Hof rollt und abends um sechs zurückkommt, hat weder ein Intranet noch eine Firmen-Mail noch Zeit für ein Mitarbeitergespräch.

Was stattdessen funktioniert, kennst du aus deinem Hof:

• Ein Aushang am Schwarzen Brett und in der Fahrerkabine, mit der Prämienhöhe und einer Telefonnummer. Keine QR-Codes, die ein Formular öffnen, das keiner ausfüllt.
• Ein Ansprechpartner, der erreichbar ist, am besten der Disponent mit einer WhatsApp-Nummer, an die der Fahrer eine Kurznachricht schreibt: Name, Telefonnummer, Führerschein. Mehr braucht es nicht.
• Ein kurzer Satz in der Montagsbesprechung, nicht als Aufruf, sondern als Information: Diese Woche haben wir zwei Plätze, die Prämie ist so hoch.
• Eine Rückmeldung innerhalb von zwei Tagen, auch bei einer Absage. Wer nach der Empfehlung nie wieder etwas hört, empfiehlt nicht ein zweites Mal.

Die Zeit, die zwischen Empfehlung und erstem Anruf vergeht, ist übrigens derselbe Hebel wie bei jedem anderen Kanal. Wer einen empfohlenen Bewerber eine Woche warten lässt, verliert ihn an den Betrieb, der am selben Tag anruft. Wie du das Erstgespräch aufbaust, steht im Artikel Woran du im ersten Telefonat erkennst, ob ein CE-Fahrer wirklich fährt.

Welche Fehler machen Programme tot?

Die meisten Empfehlungsprogramme sterben nicht an der Idee, sondern an Kleinigkeiten, die sich im ersten Quartal einschleichen. Die häufigsten Gründe, erfahrungsgemäß:

• Die Prämie kommt zu spät oder gar nicht. Der erste Fahrer, bei dem es hakt, erzählt es allen anderen.
• Die Regeln stehen nirgends. Bei der ersten Auszahlung streitet man über die Frage, was versprochen war.
• Der Empfohlene fängt ohne ordentliche Einarbeitung an und geht wieder. Der Werbende fühlt sich dann mit verantwortlich. Einen Plan für die ersten zwei Wochen findest du im Artikel Einarbeitung neuer LKW-Fahrer in 14 Tagen.
• Die Prämie ist nur Geld. Fahrer, die gerade selbst unzufrieden sind, empfehlen niemanden, auch nicht für 2.000 €. Eine schwache Empfehlungsquote ist oft ein Stimmungsbarometer, kein Programmfehler.
• Das Programm wird nach drei Wochen wieder vergessen. Ein Aushang, der verblasst, ist ein Programm, das nicht mehr existiert.

Wie führst du es in vier Schritten ein?

Du brauchst dafür weder Software noch Agentur. Ein Nachmittag reicht, wenn du in dieser Reihenfolge vorgehst.

Erstens: Rechne deine Prämie aus deinen eigenen Zahlen, nach dem Muster der Beispielrechnung oben. Zweitens: Schreib eine Seite mit Höhe, Auszahlungsstufen, Anspruchsberechtigten, Stichtag und dem Satz, dass es sich um einen Bruttobetrag handelt. Lass sie, wenn es einen Betriebsrat gibt, vorher von ihm lesen, und vom Steuerberater gegenchecken. Drittens: Hänge sie aus und sag es in der nächsten Besprechung. Viertens: Trag jede Empfehlung in eine einfache Liste ein, mit Datum, Name und Stand. Nach einem halben Jahr siehst du, ob das Programm trägt.

Wenn nach sechs Monaten keine einzige Empfehlung gekommen ist, liegt es selten an der Prämie. Dann lohnt der ehrliche Blick auf die Stimmung im Betrieb, und der kostet nichts.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter ist kein Wundermittel, aber der Kanal mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis, wenn er sauber aufgesetzt ist. Rechne die Prämie aus deinen eigenen Standtag-Kosten, zahl sie gestaffelt und als Brutto-Betrag über die Lohnabrechnung, bring den Betriebsrat früh ins Boot, wenn es einen gibt, und wähle einen Kanal, den deine Fahrer wirklich benutzen. Ein Empfehlungsprogramm bringt unregelmäßig Fahrer, und das ist auch seine Grenze. Wer für einen bestimmten Zeitraum planbar Bewerber braucht, ergänzt es durch einen zweiten Weg. Welche das sind und was sie kosten, steht in den anderen Artikeln dieses Blogs. Steuerliche und arbeitsrechtliche Einzelfragen klärst du mit deinem Steuerberater oder Fachanwalt, dieser Text ersetzt keine Beratung.